Tal como vimos num artigo anterior, o custo de posse dos inventários é um alvo a abater para muitas empresas. Em alguns setores, principalmente aqueles que têm de lidar com grandes quantidades de inventário, a maior eficiência na gestão de inventários é uma vantagem competitiva assinalável. Neste artigo, veremos um exemplo prático que é comum a diversas empresas do setor comercial: como minimizar o custo de posse dos inventários mantendo um inventário mínimo de segurança e cumprindo com um requisito de quantidade mínima de encomenda. Para resolver este problema, recorreremos ao suplemento “Solver” do Microsoft Excel.

Enquadramento do problema: gestão de inventários eficaz

Suponha que a sua loja comercializa um único produto: porta-chaves. Por simplificação - e vou assumir que esta simplificação é heroica tendo em conta que no mundo real raramente as coisas são assim tão simples – vamos assumir que não existem outros produtos nem diversas variantes deste mesmo produto.

O seu fornecedor exige que encomende pelo menos 300 unidades de cada vez. Este requisito é muito comum junto de alguns fornecedores com elevado poder negocial. Pode comprar 300 ou mais unidades, ou não encomendar de todo.

Como política interna, a sua loja define que o período de planeamento é determinado em meses e que deverá concluir todos os meses com um stock de segurança de pelo menos 50 unidades. Esta política visa proteger as flutuações inesperadas na procura que poderão conduzir a quebras e, consequentemente, a perdas de vendas.

Primeiro passo: prever a procura

Todo o processo de planeamento de gestão de inventários depende da previsão da procura, pelo que juntamente com a sua equipa de vendas chega aos seguintes valores de vendas previsionais:

• Janeiro: 350
• Fevereiro: 400
• Março: 450
• Abril: 400
• Maio: 375
• Junho: 250

Segundo passo: calcular o custo de posse de inventários

De seguida, o seu contabilista calcula o custo de posse de inventários somando o custo do capital investido, o custo de manuseamento e manutenção, o custo físico com o armazenamento e o custo com a obsolescência.

Conclui que cada unidade de inventário custa 2 euros por mês. Note que este é um custo significativo e é precisamente por isso que teremos de desenvolver um modelo que o minimize mantendo os restantes parâmetros.

Terceiro passo: estruturar o planeamento de inventários

Neste passo, vamos criar uma tabela no Excel usando fórmulas de forma a podermos analisar o planeamento dos inventários para o período em questão. Poderá ser algo simples do género:

Tendo em consideração que já conhecemos o valor das vendas e que:

• Inventário final é igual à soma do inventário inicial com as compras deduzido das vendas
• Inventário inicial do período seguinte é igual ao inventário final do período anterior
• O inventário inicial em Janeiro é nulo.

Podemos complementar a tabela com as respetivas fórmulas e valores:

Nesta altura, os valores não parecem ter qualquer significado ainda porque faltam precisamente os valores das compras. Então, para exprimirmos as compras, teremos de ter em conta o requisito do nosso fornecedor: encomendar pelo menos 300 unidades.

Para isso, precisamos de uma expressão que determine o número de unidades a comprar a cada mês. O resultado dessa expressão pode ser um de dois possíveis:

• Igual a zero
• Igual ou superior a 300

Antes de definirmos essa expressão, e com o intuito de simplificar um pouco o seu funcionamento, vamos criar uma linha adicional a que chamaremos apenas de “variável”. Essa variável pode ser qualquer valor inteiro igual ou superior a zero.

Dessa forma, é possível conceber uma fórmula IF que calcule o número de unidades a encomendar:

IF(variável=0;0;299+variável)

Esta fórmula significa que se a variável for igual a zero não haverá encomendas nesse mês, se for superior a zero então será de 300 ou mais.

Quarto passo: encontrar uma solução usando o Solver do Excel

Como já temos a estrutura do problema devidamente delineada, a sua resolução não deverá oferecer grandes dificuldades ao Solver. Caso tivéssemos que resolver o problema manualmente, a questão poderia ser mais complexa. Assim, acedemos ao Solver e introduzimos os seguintes parâmetros:

Definimos como objetivo minimizar o custo de posse de inventário, que está expresso na célula C12 da nossa folha de cálculo de exemplo alterando as células C9 a H9 que contêm a variável acima definida (que por sua vez define a quantidade das compras).

Adicionalmente, definimos como restrições as seguintes:

• O valor da variável terá de ser inteiro,
• O valor do inventário final de cada mês, expresso nas células C7 a H7, terá de ser superior a 50 unidades (célula K5).

Com estes parâmetros resta apenas clicar no botão “Solve” e o Solver fará o trabalho pesado por nós. Rapidamente encontra uma solução, como podemos ver na seguinte caixa de confirmação:

Desta forma, o nosso planeamento de inventários está concluído minimizando o custo de posse e respeitando o stock mínimo de segurança e a quantidade mínima de encomenda imposta pelo fornecedor:

Este exemplo é comum a muitas empresas mas sei por experiência que várias outras restrições se aplicam na prática (espaço de armazenamento limitado, lotes, tempos de entrega, flutuações da procura, etc.) pelo que vale a pena explorar um pouco mais as potencialidades do Solver por forma a gerir com rigor a gestão de inventários.

Se este tipo de solução o interessa, poderá fazer o download do ficheiro abaixo.