Os custos relacionados com a gestão de inventários são dos mais prementes (e pior geridos) nas empresas. Se por um lado os gestores procuram a maximização do lucro por via da maximização das vendas – e para isso necessitam de dispor dos produtos nas prateleiras – por outro, evitam os custos com a posse de inventários. Este equilíbrio é difícil de obter mas existem algumas ferramentas de gestão que nos ajudam a chegar lá.

Como calcular o custo de posse de inventários

Podemos definir o custo de posse de inventários como aquele custo que é suportado pela mera existência de produtos nas prateleiras à espera de serem vendidos. O custo de posse de inventários pode ser decomposto nos seguintes elementos:

• O custo do capital. Porque a empresa investe na aquisição do inventário em vez de investir noutra coisa qualquer, suporta um custo de oportunidade que equivale ao seu custo de capital. Para chegarmos ao custo do capital podemos seguir a metodologia descrita noutro artigo.
• Custo de manuseamento e manutenção dos inventários. Este é o custo relacionado com a parte operacional e compreende o custo com a entrada e saída dos bens em armazém assim como do seu manuseamento. O cálculo deste custo pode variar significativamente de caso para caso e exige que se conheçam as operações em detalhe. Nele podemos incluir a mão-de-obra que irá lidar com o produto, os custos com o acondicionamento, limpeza, preservação e manutenção dos bens.
• Custo físico com o armazenamento. Neste custo consideramos o aluguer ou depreciação do armazém assim como outros diretamente relacionados com o espaço como seguros, impostos de propriedade, manutenção, eletricidade, água, entre outros.
• Custo com a obsolescência. Caso os bens percam valor com a simples passagem do tempo, quer porque as suas características físicas se alteram, quer porque a tecnologia os torna obsoletos ou por uma questão de alteração dos gostos e preferências do consumidor, será necessário ter em consideração esse custo. Alguns setores como o da alimentação ou da moda são particularmente sensíveis a este tipo de custos.

Como é fácil constatar, o custo de posse de inventários será muito diferente de empresa para empresa e mesmo de produto para produto dentro da mesma empresa, caso as características físicas ou de armazenamento sejam substancialmente diferentes.

Deste modo, é prática comum fazerem-se os cálculos do custo de posse de inventários de cima para baixo e a intervalos regulares (normalmente uma vez por ano) e exprimir o seu valor de forma percentual.

Então, se por exemplo o custo de posse de inventário de um determinado produto é de 5% e se a empresa possui €100.000 desse produto em inventário, o custo de posse de inventário é de €5.000 por ano.

O custo de posse de inventário é um conceito económico. Se procurar por “custo de posse de inventário” na Demonstração de Resultados não o irá encontrar porque esse custo se encontra refletido em diversos itens dispersos que não serão identificáveis como fazendo parte de um único objeto. Enquanto conceito económico ele tem valor como apoio à gestão e à tomada de decisão e deve ser analisado à luz da maximização do valor.

Que critérios de gestão seguir para minimizar o custo de posse de inventários?

Na análise dos custos de posse de inventários será necessário ter em conta outra variáveis que influenciam o custo total dos inventários, nomeadamente as seguintes:

• A limitação física, medida em área total disponível de armazenamento.
• O espaço ocupado por cada unidade de inventário.
• O custo de cada encomenda. Tendo em conta que sempre que se coloca uma encomenda de um ou vários produtos em simultâneo se gera um custo, será necessário considerá-lo também. Os custos com a encomenda são os relacionados com os transportes, seguros de entrega, custos administrativos, entre outros.

Além destes, é necessário dispor de um modelo de previsão da procura. Como é óbvio, os inventários servem precisamente para satisfazer a procura pelo que, de todos os custos, o maior é o de não vender por não existir inventário suficiente para vender.

Existem diversas metodologias de previsão da procura, das mais simples às mais elaboradas sendo aquelas que consideram a experiência dos gestores num determinado segmento de negócio as mais usuais. Em todo o caso, e seja qual for o método de determinação da procura adotado, é fundamental conhecerem-se as quantidades que se esperam vender num determinado período, seja o mês, trimestre ou ano.

Julgo que é impossível gerir uma empresa comercial ou industrial sem este tipo de informação e estou certo que a previsão da procura é uma fonte de discussão acesa entre os diversos departamentos internos de qualquer empresa.

Agora que já dispomos deste enquadramento, estamos prontos para analisar um caso real de gestão de inventários tendo como objetivos a minimização do custo de posse de inventários servindo um determinado cenário de procura. É o que faremos num próximo artigo.