No artigo desta semana, vamos falar sobre o KAIZEN, uma filosofia japonesa voltada para a melhoria contínua em todas as dimensões da vida das pessoas, seja no aspeto familiar, social, pessoal ou profissional. “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”

Aplicada ao mundo dos negócios, a metodologia KAIZEN de melhoria contínua defende que nenhum dia deve passar na empresa sem que algum tipo de melhoria tenha sido realmente efetivado, tanto na estrutura organizacional ou na vida dos trabalhadores. É por isto que o KAIZEN ganhou notoriedade a nível global por ser um sistema de gestão que gera resultados excelentes, permitindo às empresas que o utilizam reduzir custos e aumentar a produtividade dos seus colaboradores, aumentando consequentemente o seu lucro.

“KAIZEN significa melhoria. Além disso, significa melhoria contínua na vida pessoal, vida doméstica, vida social e vida profissional. Quando aplicada ao local de trabalho, KAIZEN significa melhoria contínua envolvendo todos” (Masaaki Imai – pai da metodologia KAIZEN)

A origem do KAIZEN

A metodologia KAIZEN de melhoria contínua teve a sua origem no Japão, pouco tempo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Devido à conjuntura do pós-guerra, a economia do Japão estava devastada e com grandes dificuldades. As condições de trabalho dos operários japoneses eram muito desfavoráveis, devido às leis trabalhistas existentes e impostas pelos Estados Unidos, durante o período de ocupação, entre 1945 e 1952. Com o fim da ocupação aliada em inícios da década de 50, o governo japonês deu início a um projeto de estudos conjuntos na área da administração e gestão, totalmente focalizados na qualidade, com o objetivo de reestruturar a economia e os processos industriais, para que as empresas japonesas voltassem a ser competitivas a nível internacional.

Em consequência destes aspetos, nasce a metodologia KAIZEN de melhoria contínua. Tendo por base as teorias administrativas do engenheiro francês Jules Henri Fayol e as ideias inovadoras de melhoria em processos do professor norte-americano William Edwards Deming, foi criado um sistema de aperfeiçoamento constante, visando, para além do bem da empresa, o bem da pessoa que nela trabalha.

O sistema KAIZEN de melhoria contínua foi estruturado para, de forma constante, procurar e eliminar qualquer tipo de desperdícios nas empresas, desde os processos produtivos e administrativos à manutenção de máquinas e equipamentos.

Os três princípios fundamentais da metodologia KAIZEN de melhoria contínua são: estabilidade financeira e emocional dos funcionários, clima organizacional agradável e ambiente de trabalho simples, organizado e funcional.

Os 9 principais mandamentos da metodologia KAIZEN de melhoria contínua:

• Aprender na prática
• Todo o desperdício deve ser eliminado
• Todos os trabalhadores devem estar envolvidos no processo de melhoria
• O aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não exijam investimento financeiro alto
• Deve ser aplicado em qualquer local ou empresa
• As melhorias obtidas devem ser divulgadas, como forma de obtermos uma comunicação transparente
• As ações devem ser focalizadas no local de maior necessidade
• O KAIZEN deve ser direcionado de forma que o seu objetivo seja unicamente a melhoria dos processos
• Dar prioridade na melhoria das pessoas deve ser o mandamento mais importante

Benefícios do KAIZEN

Como já vimos anteriormente, a ideia principal do KAIZEN é a melhoria contínua. Visa melhorias na produtividade, eficácia, segurança e redução de desperdícios. Alguns dos principais benefícios são:

• Menos desperdício – os recursos são melhor utilizados bem como as habilidades dos colaboradores
• Colaboradores mais satisfeitos – os colaboradores têm um impacto direto em como as coisas são feitas na empresa. Uma empresa sustenta-se nos seus colaboradores. Maior satisfação corresponde a maior produtividade
• Melhoria no compromisso – aumentando a importância atribuída a cada trabalhador e à sua função específica, representa um aumento na qualidade da execução do trabalho pelos mesmos
• Melhoria na retenção de talentos – colaboradores que estejam satisfeitos e envolvidos são recursos que mais facilmente se mantém na organização
• Melhoria na competitividade – o aumento da eficiência contribui com reduções de custos e maior qualidade dos seus produtos, o que faz com a organização seja mais competitiva
• Melhoria na satisfação dos clientes – com produtos de maior qualidade e com menos falhas, os clientes fidelizam à organização
• Resolver problemas de forma mais rápida – olhar para os processos sob uma perspetiva de quem procura soluções, permite aos colaboradores resolverem os problemas de forma contínua e sem depender dos seus gestores
• Melhores equipas de trabalho – trabalhar em equipa para resolver problemas ajuda a criar e a fortalecer equipas na organização

KAIZEN na prática

Existem duas formas de aplicação do KAIZEN. A primeira é a uma mudança cultural e de valores da empresa a longo prazo. Ou seja, a organização deverá adotar as ideias da metodologia KAIZEN de melhoria contínua como sendo guias e transmitir as mesmas a todos os seus colaboradores.

A segunda é o evento KAIZEN, ou seja, a criação de equipas de melhoria contínua para executar projetos específicos de melhoria prática, com objetivos, métricas e prazos definidos.

Vamos ver mais detalhadamente cada uma das formas.

Transformar o KAIZEN de melhoria contínua em valor na organização

• Ter um local para anotar todas as ideias e processos que parecem ineficientes ou que podem ser melhorados. Se estivermos envolvidos no processo, é mais fácil conseguir observar as oportunidades.
• Uma vez por mês, dedicar um tempo para identificar áreas onde se registam desperdícios na nossa equipa de trabalho. Para cada desperdício encontrado, deverão ser anotadas perguntas e respetivas respostas, como por exemplo: “como é que este desperdício pode ser eliminado?”, “como é que este processo pode ser melhorado?”
• Planear quando as melhorias vão ser feitas. É necessário atingir um equilíbrio entre o que é necessário mudar de imediato e evitar um excesso de mudanças que irá sobrecarregar a equipa de trabalho.
• Aprender, juntamente com a equipa, mais sobre a metodologia KAIZEN e todas as suas práticas, o que irá ajudar todos a absorver as ideias e a desenvolver uma equipa com elementos mais participativos.
• Criar um sistema de sugestões, tipo “caixinha de sugestões”, onde todos podem colocar as suas ideias para serem depois avaliadas por todos.
• Recompensar as boas ideias cria ideias. Quanto mais ideias mais o KAIZEN está a funcionar.
• Estabelecer um método de aplicação das mudanças, ou seja, em vez de termos pessoas a implementar mudanças a qualquer momento, devemos criar um sistema a seguir.

É essencial ter em atenção o impacto que as mudanças que a implementação do KAIZEN vai causar nos colaboradores da organização. É importante que todos concordem uns com os outros, é importante que todos sejam ouvidos sobre as mudanças implementadas para que tudo corra bem.

Evento KAIZEN

• Passo 1- identificar onde aplicar as melhorias KAIZEN. O primeiro passo é, então, identificar onde começar a aplicar as suas melhorias. Como já vimos anteriormente, é possível aplicar o KAIZEN a basicamente qualquer processo, tanto profissional como pessoal. É, pois, importante, saber priorizar. O mais indicado será começar pelos setores que promovem maior retorno financeiro à organização, como seja, processos que necessitam de soluções urgentes ou onde ocorreram mudanças bruscas de mercado que exigem uma rápida adaptação da organização; processos que podem gerar maior lucro para a empresa, como a qualidade do produto, redução de custos ou o processo produtivo; processos onde não podem acontecer perdas como paragem de máquinas, materiais, produtos, etc.
• Passo 2- reunir a equipa KAIZEN. Deverá ser uma equipa multidisciplinar e com autoridade para aplicar as mudanças propostas no projeto. A equipa deverá ser constituída pelo patrocinador, ou seja, o consultor de gestão da equipa. Este tem como função proteger e ajudar o projeto, garantindo que o mesmo será executado sem interrupções e com os recursos necessários; o líder da equipa, que define os objetos e processos a serem seguidos; e os participantes, que deverão ser pessoas capazes de contribuírem com novas ideias durante o projeto.
• Passo 3- executar o evento KAIZEN de melhoria contínua. Agora que já temos a equipa criada, está na hora de aplicar o evento KAIZEN. Os líderes e demais responsáveis pelo projeto preparam um escopo do projeto e uma apresentação do que será feito. Este escopo deve ser objetivo e focado. Deve conter informações como metas e melhorias, prazos, equipa envolvida, limites do setor e indicadores de desempenho para futuras comparações.

A apresentação deve informar os participantes do projeto. O uso de um cronograma a par de ferramentas de gestão e qualidade é aconselhável.

Após o planeamento, executar o evento KAIZEN.

Depois da apresentação com todas as metas e melhorias e o escopo do projeto, a equipa desloca-se ao local de trabalho. Porque lá é mais fácil identificar problemas e compreender a causa real dessas falhas. Uma vez listados os problemas é necessário gerar ideias para eliminar ou reduzir esses mesmos problemas e priorizá-las para as colocar em prática. Após o que se devem tomar ações de melhoria.

Por fim, vale a pena lembrar que, para melhorar não basta só querer, é preciso bastante esforço contínuo. Isto quer dizer que os grandes resultados são as consequências de pequenas mudanças acumuladas ao longo do tempo. A metodologia KAIZEN é uma filosofia, por isso, uma vez sendo adotada, é essencial que ela seja incorporada na empresa.

Até à próxima!