12 julho 2021
# Tags
Follow Us

Gerir e coordenar a formação é agora mais fácil com esta app!

Formação Power BI

Outubro 2021
  • Live streaming
  • Lisboa
  • Porto
02 February, 2021

Contexto

A gestão e coordenação da formação em qualquer entidade formadora é verdadeiramente exigente e morosa, envolvendo desde o registo do formando e a associação do mesmo a uma ação de formação, até à emissão e envio do certificado SIGO. A maioria das entidades realiza estas tarefas de forma manual em papel ou através de folhas de cálculo no Excel. Numa lógica de otimização da forma de trabalho e da redução do tempo investido nestas tarefas no dia-a-dia da Portal Gestão, recorremos a uma aplicação desenvolvida em Microsoft Power Apps.

O que é o Microsoft Power Apps e para que serve?

O Microsoft Power Apps é uma das ferramentas da plataforma Power da Microsoft, a par do Power BI, Power Automate e Power Virtual Agents, que permite a qualquer pessoa a criação, utilização e partilha rápida, intuitiva e fácil de aplicações empresariais personalizadas e de nível profissional para telemóveis, tablets e computadores. É possível criar aplicações, de raiz ou a partir de modelos pré-definidos, das mais básicas, que recorrem a formulários para criar, editar e aceder a informação, a mais complexas, que alojam os dados no Microsoft Dataverse (solução de armazenamento seguro de dados utilizados por aplicações empresariais). Com estas aplicações, é possível digitalizar eficazmente processos manuais em papel (ex.: Marcação de férias e Reserva de espaços).

Esta é uma das formações disponibilizadas no leque formativo da Portal Gestão, em formato de Live Streaming, Presencial ou E-Learning.

Como funciona a aplicação?

Ao entrar na aplicação, o utilizador é recebido num ecrã de boas-vindas, podendo escolher o ecrã seguinte para onde deseja navegar, particularmente, “Formandos”, “Eventos”, “Formadores” e “Cursos”.

appfprmacaoimagem1.png

Escolhendo a primeira opção, o utilizador é transportado para um ecrã onde vê listados todos os formandos inscritos nas mais diversas ações de formação promovidas pela entidade, disponibilizando informação como o Nº de Formando/ID, o Nome do Formando, a Empresa que representa e o seu E-mail de contacto. Além de ser possível pesquisar por estes campos, é também possível fazê-lo através do N.º do Documento de Identificação, N.º de Contribuinte (NIF), N.º de Telefone ou N.º SIGO.

Todos os dados relativos aos formandos, apresentados abaixo são fictícios, tendo sido criados propositadamente para esta demonstração:

appfprmacaoimagem2.png

Clicando no ícone “Ver detalhes”, é possível ver todos os detalhes do(a) formando(a) e editar os mesmos.

appfprmacaoimagem3.png

Através do ícone “Enviar certificado” o gestor da formação, consegue, de forma fácil e rápida, enviar um e-mail padronizado para o(a) formando(a) com o seu certificado SIGO.

appfprmacaoimagem4.png

Todos os eventos em que o(a) formando(a) se inscreveu são enumerados num ecrã criado para o efeito e acedido através do ícone “Eventos inscritos”, por Data, Nome do Curso, Nome do Formador, Tipologia, Modalidade e Local de Realização.

appfprmacaoimagem5.png

Através do preenchimento de um formulário é possível adicionar rapidamente novos formandos.

Em qualquer ecrã, e para que não tenha que voltar ao ecrã inicial (Home) sempre que deseje navegar para um ecrã diferente, pode recorrer ao menu lateral esquerdo.

appfprmacaoimagem6.png

Navegando para o ecrã de Eventos, os eventos de formação planeados são filtrados por Nome do Curso, Nome do(a) Formador(a), Tipologia, Modalidade e Estado. Em cada um dos eventos listados, é indicada a data de início, assim como o número de formandos inscritos.

appfprmacaoimagem7.png

É possível adicionar novos eventos, ver e editar os eventos existentes, anexando ao evento importantes documentos referentes ao Dossier Técnico Pedagógico (DTP), tais como o Questionário de Autodiagnóstico, Fichas de Inscrição, Lista de Formandos e o Questionário de Avaliação da Ação de Formação, entre outros.

appfprmacaoimagem8.png

appfprmacaoimagem9.png

O gestor da formação pode ainda indicar o “Custo total da ação”, permitindo-lhe, por exemplo, posteriormente, recorrer ao Microsoft Power BI para criar um relatório para medir de que forma os custos variam conforme a modalidade e o local de realização das ações de formação; e imprimir ou guardar em PDF os detalhes do evento com a lista de participantes do mesmo.

É no ecrã dos “Formadores”, onde todos os formadores são listados e dispostos por N.º/ID, Nome, Telefone, E-mail e N.º do Certificado de Competências Pedagógicas (CCP). À semelhança do ecrã dos formandos, aqui também é possível pesquisar por N.º de Documento de Identificação ou NIF, entre outros campos.

appfprmacaoimagem10.png

O gestor da formação pode adicionar novos formadores a qualquer momento e editar os existentes.

Por último, é no ecrã de “Cursos” onde se encontram listados todos os cursos existentes na oferta formativa da entidade.

appfprmacaoimagem11.png

Estes cursos encontram-se ordenados por Nome, Área de formação e Carga horária, campos esses que podem ser editados no ecrã de detalhes do curso selecionado, sendo também possível anexar ao curso todos os recursos pedagógicos utilizados no mesmo, tais como os Slides de Apresentação e o Manual de Formação.

appfprmacaoimagem12.png

Esta aplicação poderá ser melhorada com outras funcionalidades e o seu potencial alavancado com o Microsoft Power Automate, para, por exemplo, criar eventos automaticamente num calendário partilhado do Outlook a partir dos eventos de formação criados na aplicação.

Assim, com um tempo de desenvolvimento significativamente mais reduzido quando comparado com o procedimento tradicional, foi possível centralizar num único espaço todo o planeamento, coordenação e gestão das atividades formativas da Portal Gestão, simplificando e agilizando o dia de trabalho, aumentando significativamente a produtividade interna e oferecendo uma melhor experiência de trabalho para os nossos colaboradores, que interagem com esta informação em tempo real.

Se tem interesse numa aplicação à medida dos processos da sua organização, por favor, contacte-nos.

  1. Comentários (0)

  2. Faça o seu comentário
Ainda não existem comentários a este artigo

Deixe os seus comentários

  1. A comentar como convidado. Registe-se ou faça login para aceder à sua conta.
0 Characters
Anexos (0 / 3)
Share Your Location

Assine a nossa newsletter e receba o nosso conteúdo diretamente no seu email