terça, 31 janeiro 2017

O que é o orçamento flexível e como o implementar na prática?

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Neste artigo, volto a analisar o orçamento para demonstrar como pode ser uma ferramenta de gestão credível e com valor. Poucas empresas adotam o orçamento flexível, normalmente contruído a partir de custos-padrões, para analisar desvios e orientar a tomada de decisões de gestão. Este formato de orçamento adapta-se a situações em que o nível de atividade real difere significativamente do nível de atividade previsto mantendo-se válido quanto a pressupostos fundamentais de custos e rentabilidade. Uma outra grande vantagem é a de dispensar a criação de orçamentos retificativos ao longo do ano.

O que é concretamente o orçamento flexível?

Ao contrário do que acontece com o orçamento estático, que se mantém inalterado durante um determinado exercício (normalmente durante um ano), o orçamento flexível é construído a partir de valores unitários. Os valores absolutos são assim calculados multiplicando esses valores unitários por um determinado nível de atividade – como o número de unidades vendidas por exemplo.

Se o volume de atividade se alterar face ao estimado, como normalmente acontece, então os valores absolutos são automaticamente ajustados.

Quais as vantagens do orçamento flexível?

Em primeiro lugar, evita-se que a análise de desvios originados apenas pela diferença do nível de atividade interfira nas conclusões.

Se uma empresa vender mais unidades do seu produto do que tinha previsto, é normal que os custos unitários também sejam superiores ao orçamentado. Não se trata de um “verdadeiro” desvio orçamental, mas antes um aumento da atividade.

Por outro lado, evita-se a descredibilização do orçamento quando os desvios são originados por razões de maior ou menor nível de atividade. A descredibilização é um dos principais defeitos de qualquer orçamento.

Quando é descredibilizado, a desresponsabilização encarrega-se de destruir o orçamento por completo.

Por fim, e não menos importante, porque valoriza a análise de desvios, tornando-a mais sofisticada e relevante para a tomada de decisão.

Vejamos um exemplo que tenho usado na prática para ilustrar a aplicação do conceito

A nossa empresa dedica-se exclusivamente à montagem de pneus em automóveis. Para o próximo ano, cria um orçamento rígido e um orçamento flexível com base nos seguintes pressupostos:

  • Produção: 25.000 unidades
  • Preços:
    • Venda: €150
    • Matérias: €75/ jogo pneus
    • Mão-de-obra direta (MOD): €15/ hora
  • Consumos:
    • Colocação: 0,3 Horas-homem (Hh)/ unidade
    • Matérias: 1 jogo/ unidade
    • Eletricidade: €1,25/ unidade
  • Encargos gerais de fabrico:
    • Lubrificantes: €350/ mês
    • Água: €80/ mês
    • Renda: €1.500/ mês
    • Depreciações: €400/ mês

Supondo que os dados reais desse ano são os seguintes, que conclusões se poderiam retirar quanto a análise de desvios?

  • Produção: 30.000
  • Hh: 9.000
  • Faturação: 4.8 M€
  • MOD: 135 K€
  • Matérias: 2.4 M€
  • Eletricidade: 39 K€
  • Lubrificantes: 4.5 K€
  • Água: 1.5 K€
  • Renda: 19.5 K€
  • Depreciações: 4.8 K€

Começando por analisar o orçamento rígido, teríamos o seguinte:

orçamentoFlexível1

Verificamos um desvio favorável na faturação, que se reflete também nos resultados operacionais. Por outro lado, todos os itens referentes a custos também aumentam. Como seria de esperar, se a produção (que neste caso, se refere à prestação de serviços com a colocação de pneus) é superior à prevista, então os custos diretos vão aumentar proporcionalmente, tornando a análise de desvios irrelevante.

Analisando o orçamento flexível e respetivos desvios, as conclusões seriam bem diferentes:

orçamentoFlexível2

Como podemos ver na imagem acima, os desvios podem ser analisados com mais profundidade quando usamos um orçamento flexível.

Desde logo, é possível verificar que existem desvios favoráveis e desfavoráveis.

Na faturação, o desvio total de €300.000 explica-se porque a empresa vendeu os seus serviços a um preço unitário €10 mais caro do que tinha previsto (€160 - €150), o que é um desvio favorável. Assim, não só beneficiou com o aumento da produção como ainda conseguiu um aumento de preços.

Em termos de custos, a mão-de-obra direta está perfeitamente alinhada com o orçamento, não existindo qualquer desvio. No entanto, o consumo de matérias e eletricidade apresenta um desvio desfavorável que se fica a dever a uma diferença de preços.

Em relação a desvios referentes a encargos gerais de fabrico variáveis, podemos verificar que são o resultado de uma combinação de desvios de preço e de quantidade, favoráveis e desfavoráveis.

Por fim, os custos fixos não são em princípio suscetíveis de alteração face a diferenças no nível de atividade, pelo que a sua análise pode ser feita de forma absoluta. Verifica-se um aumento da renda cujas causas não deverão ser difíceis de investigar.

O orçamento flexível permite assim encontrar alguns problemas que eventualmente teriam de ser aprofundados. Na produção, não me preocuparia muito com a mão-de-obra direta, por enquanto, mas teria todo o interesse em averiguar as causas que originaram os desvios nas matérias e na eletricidade.

Que requisitos essenciais são necessários para implementar um orçamento flexível?

A empresa precisa de dispor de um bom sistema de custeio, de preferência, assente em custos-padrões. Os custos-padrões são o resultado de um processo de melhoria contínua que depende da experiência e do rigor na análise do processo produtivo e do seu custo.

Uma vez dispondo de um sistema de custos-padrões, a construção de um orçamento flexível será muito mais fácil.

Nuno Nogueira

Nuno Nogueira é gestor e administrador do Portal-Gestao.COM. Tem 20 anos de experiência na área financeira, no empreendedorismo e desenvolvimento de aplicações. É formador dos cursos Excel para finanças, Controlo de Gestão com Power BI e Business Modelling.

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