terça, 19 fevereiro 2013

Matriz de Eisenhower: Como trabalhar de maneira mais eficiente

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A Matriz de Eisenhower é uma das mais simples ferramentas que o podem ajudar a gerir, de um modo mais eficaz, o seu tempo. Este método terá sido usado pelo presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower e é bem descrito numa citação que lhe foi atribuída: "O que é importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante."

Sempre que era confrontado com alguma coisa que precisava ser feita Eisenhower questionava-se:

  1. Esta tarefa é importante?
  2. É urgente?

Assim, esta simples matriz ajuda-o a pensar sobre as suas prioridades e determinar quais das suas actividades são importantes/menos importantes e urgentes/menos urgentes.

O que são actividades Urgentes e Importantes

Gerir bem o tempo significa ser eficaz bem como eficiente. Gerir o tempo de forma eficaz e alcançar as coisas que quer alcançar, significa gastar o seu tempo em coisas que são importantes e não apenas urgentes. Assim, é importante compreender a diferença entre estes dois conceitos:

  • Actividades importantes têm um resultado que leva à obtenção dos seus objectivos (profissionais ou pessoais)
  • Actividades urgentes são aquelas que exigem a sua atenção imediata e estão, frequentemente, associadas à obtenção de objectivos de outras pessoas.

Habitualmente as actividades urgentes são aquelas em que nos concentramos porque as consequências de não lidarmos com elas são imediatas.
Como já referimos, utilizar esta matriz é uma maneira poderosa de pensar as suas prioridades, ajudando-o a ultrapassar a tendência natural de se focar nas actividades urgentes. Deste modo pode ficar com tempo suficiente para se concentrar nas actividades realmente importantes.

Como é que esta ferramenta funciona?

Pegue numa folha de papel (ou computador) e desenhe um quadrado grande. Depois divida o quadrado em 4 partes iguais de modo a formar quatro quadrantes. Continue a completar a sua matriz indicando na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme figura abaixo:

matriz Eisenhower

Agora, para usar a matriz e dar uma ordem de prioridade às suas actividades deve:

  1. Listar todas as actividades e projectos que sente que deve fazer (tente incluir tudo o que lhe faz gastar tempo).
  2. Depois atribua, numa escala de 0 a 5, importância a cada uma das actividades listadas (importância que a actividade tem no que respeita à ajuda que lhe dá para atingir os seus objectivos).
  3. Agora avalie a urgência de cada actividade. Enquanto faz isto, coloque cada item na matriz consoante os valores que lhe atribuiu.
  4. Analise e estude a matriz, de acordo com as seguintes estratégias, para conseguir calendarizar as suas prioridades.

Estratégias para os diferentes quadrantes da Matriz

Urgente e Importante

Podemos distinguir dois tipos de actividades urgentes e importantes:

  • Aquelas que não conseguiu prever
  • Aquelas que deixou para o último minuto

Estas últimas pode evitá-las se fizer um bom planeamento e se deixar de as adiar. As que não conseguiu prever (problemas e crises) por vezes são difíceis de prever e evitar por isso, o melhor a fazer é deixar algum tempo livre no seu horário para lidar com estes assuntos inesperados e actividades importantes não planeadas.
Se verificar que tem muitas actividades importantes e urgentes tente identificar quais dessas poderiam ter sido previstas e pense como é que as poderia agendar, atempadamente, para que não se tornem urgentes.

Neste quadrante podemos encontrar actividades como:

  • Prazo limite de entrega de documentos às finanças
  • Um incêndio em casa / inundação no escritório
  • Bebé a chorar

Urgentes e não Importantes

Neste quadrante encontram-se aquelas actividades que o impedem de atingir os seus objectivos ou que o impedem de terminar o seu trabalho. São tarefas que necessitam de ser feitas rapidament mas será que você é a pessoas indicada para as fazer? Verifique se estas tarefas podem ser reagendadas ou se as pode delegar a outra pessoa. Pode também:

  • Dizer "Não", educadamente,
  • Encorajar as pessoas a resolver, elas próprias, o problema
  • Agendar uma reunião, ou marcar uma hora na sua agenda, regularmente, para que as pessoas o possam interromper nessa altura com os problemas a resolver

Deste modo vai poder concentrar-se nas suas actividades importantes por períodos de tempo mais longos.

Assim, neste quadrante podemos encontrar actividades como:

  • Interrupções de colegas no trabalho
  • Reuniões
  • Telefonemas
  • Problemas de outras pessoas

Não Urgentes mas Importantes

Aqui encontram-se as actividades que o ajudam a alcançar os seus objectivos, pessoais e profissionais, e a finalizar o trabalho importante. Quanto mais tempo gastarmos neste quadrante maior será a capacidade de fazermos um trabalho melhor, com mais qualidade e de forma mais produtiva. Se não o fizer as tarefas vão tornar-se urgentes (mudar de quadrante), aumentando o stress e a criação de novas crises.

Neste quadrante podemos incluir:

  • Trabalhar num projecto
  • Planeamento a longo prazo
  • Inovações
  • Tempo com a família
  • Desenvolvimento pessoal (formação, por exemplo)
  • Exercício físico

Não Urgentes e Não Importantes

Estas actividades também se podem denominar de distracções e devem ser evitadas, se possível. Estas actividades são pouco, ou nada, produtivas e não acrecentam qualquer valor. Algumas podem ser simplesmente ignoradas ou canceladas; outras podem ser coisas que as outras pessoas querem que você faça mas que não contribuem para os resultados que você deseja. Para estas últimas, pode sempre dizer "Não" educadamente.

Podemos encontrar neste quadrante actividades como:

  • Telefonemas e e-mails irrelevantes
  • Demasiado tempo dedicado à Internet ou televisão

O quadrante Importante e Não Urgente é aquele onde deve gastar a maior parte do seu tempo. Conseguir isto não é assim tão difícil, basta:

  1. Fazer apenas as tarefas que são importantes e
  2. Planear com antecedência.

Se conseguir olhar em frente e assumir o controlo da forma como gasta o seu tempo, pode terminar todas as suas tarefas antes de elas se tornarem urgentes. Desta maneira vai conseguir ser mais produtivo e concentrar-se melhor em todas as coisas que faz.

Resumidamente, esta matriz ajuda-o a olhar para a sua lista de tarefas e a rapidamente identificar as actividades em que se deve focar, uma vez que tem uma quantidade limitada de tempo, diariamente e não é possível fazer tudo. Atribuir prioridades, utilizando esta matriz, vai fazer com que possa lidar com os problemas verdadeiramente urgentes e simultaneamente continuar a trabalhar em direcção aos objectivos importantes.

Considerações finais

Muitas pessoas gastam o seu tempo nas actividades do quadrante "Importantes e Urgentes" tentando resolver as crises e "apagar incêndios". Apesar de algumas pessoas gostarem de trabalhar neste quadrante (são vistas como heroínas) estas crises não são mais do que o resultado da falta de planeamento e de visão a longo prazo, ou falta de organização na empresa.

Quanto mais tempo dedicar às actividades Importantes não Urgentes menos tempo vai dedicar às actividades Urgentes e Importantes. Resultado: menos stress, mais qualidade, mais produtividade e menos desperdício.

Se reduzir o tempo dedicado às actividades Urgentes e Não Importantes bem como às actividades Não Urgentes e Não Importantes vai conseguir o tempo necessário para as actividades Importantes e Não Urgentes. Pode fazê-lo através da delegação de tarefas, dizendo "Não" educadamente, eliminando (ou adiando para mais tarde) tarefas inúteis.

Ana Serafim

Psicóloga do Trabalho e das Organizações

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