O ciclo de vida do projeto ou a tática infalível para gerir (e simplificar) a complexidade
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“Dividir para conquistar” é a tática da gestão de projetos. De facto, ao realizar uma abordagem global de um projeto, ou seja, vendo-o com um todo, este irá parecer imenso, confuso, intratável e difícil de entender na primeira impressão. Porém, ao dividir esse mesmo projeto em duas partes e, depois, cada metade em outras duas metades, começamos a ver pequenos pedaços do projeto, cada vez mais fáceis de ler, de entender e de interpretar. Portanto, para melhor planear, executar e controlar um projeto, é conveniente dividi-lo em pedaços menores.
Na gestão de projetos, estes pedaços são definidos por “fases” do ciclo de vida de um projeto.
O ciclo de vida de um projeto
Dividir um projeto em diferentes fases é uma tarefa que exige algum cuidado. Deve-se começar por agrupar as atividades que se relacionam de uma forma lógica. De seguida, deve-se verificar se a conclusão de todas as atividades agrupadas resultam em entregas (deliverables), ou seja, se contribuem para a finalização do projeto como um todo.
Os deliverables tanto podem corresponder a produtos ou serviços, que sejam tangíveis e verificáveis caso cumpram padrões predeterminados. No final de cada fase do projeto, devem ser realizadas reuniões que visam verificar se todos os objetivos foram cumpridos e se vão determinar se o projeto deve continuar ou parar para a correção de erros que estejam a afetar a sua performance.
A definição das fases do ciclo de vida de um projeto depende do tipo de produto ou serviço a desenvolver. Embora diferentes projectos possam utilizar as mesmas designações para as fases, as atividades a desenvolver em cada fase vão diferir muito. Seguem-se dois exemplos de projetos muito semelhantes ao que se podem encontrar na realidade das empresas e no dia a dia.
Exemplo 1: Projeto de um novo modelo de automóveis
Embora o projeto de um novo modelo de automóveis seja algo complexo, as principais fases do ciclo de vida do projeto são as que se seguem:
- Conceção – nesta fase estabelecem-se os objetivos, as premissas e as restrições, realizando-se um estudo de viabilidade. O estudo de viabilidade consiste na realização de atividades de pesquisa junto do público-alvo, de avaliação dos custos e de avaliação técnica;
- Pesquisa – nesta fase realiza-se um conjunto de pesquisas que irão ajudar a traduzir a conceção num projeto, ou seja, como passar da ideia à prática;
- Projeto – nesta fase estabelecem-se os dados de engenharia e delineia-se o projeto de fabrico, montagem, revisão e simulação;
- Contratação – após definir o projeto procede-se à contratação dos recursos humanos necessários para a execução do projeto;
- Fabrico do protótipo – consiste no desenvolvimento do protótipo de acordo com o projeto traçado;
- Encerramento – corresponde ao fecho de um projeto que resulta na entrega de todas as atividades concluídas e na entrega de um relatório final.
Exemplo 2: Projeto de construção de uma garagem de carros
A construção de uma garagem de carros é um projeto que envolve as seguintes fases:
- Preparação – consiste no planeamento da construção da garagem, na obtenção de licenças e subcontratações;
- Construção – construção da garagem, onde se inclui as paredes, telhado, instalação elétrica, hidráulica e acabamentos.
Como se pode verificar, diferentes projetos atravessam diferentes fases do ciclo de vida, pelo que os gestores de projetos devem evitar a replicação dos projetos, sob pena de estruturarem um projeto de forma desajustada. No entanto, os pontos comuns que os projetos apresentam resumem-se nas etapas de um projeto, sendo elas, o Arranque, o Planeamento, a Monitorização e o acompanhamento, o Controlo da execução e o Encerramento de um projeto.
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