quinta, 08 abril 2021 16:15

O uso da tecnologia para otimizar o nosso ativo mais valioso: o nosso tempo

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Que nós, da Portal Gestão, somos apaixonados por tecnologia e inovação, isso não é novidade nenhuma, principalmente quando o assunto é otimização de tarefas repetitivas.

Agora imagine se eu te contasse que nós conseguimos otimizar o trabalho que uma pessoa faz mensalmente, em dois dias, para apenas 30 minutos?! O que acha?

Como assim? Que relógio milagroso é esse que vocês criaram?

O uso da tecnologia para otimizar o nosso ativo mais valioso o nosso tempo 3

A verdade é que não é milagre nenhum, é tecnologia. Estamos a colocar a tecnologia a nosso favor, neste caso em particular, a Automação de Processos Robóticos ou Robotic Process Automation (RPA), cujo mercado deverá crescer até aos 2,9 Biliões de Dólares até ao final de 2021, de acordo com a Forrester Research.

No artigo de hoje, esclarecei melhor este assunto.

Contexto

Imagine uma situação bastante corriqueira nas empresas, principalmente do setor da Contabilidade, que é a extração de faturas do portal E-Fatura, validação e envio das mesmas aos clientes.

Pois bem, são processos muito repetitivos e, por vezes, demorados.

E atenção à palavra REPETITIVO. Sempre que ouvimos esse termo, já nos acende um alerta de que podemos tentar automatizar esse processo. Na prática, e a grosso modo, podemos dizer que é um indício de que podemos criar soluções para a máquina realizar essa tarefa, e não nós, de modo que, se assim o for, conseguimos investir o nosso precioso tempo noutras atividades de maior valor.

Foi então neste contexto que tivemos a ideia de otimizar a vida dos contabilistas.

O que é o RPA e para que serve?

RPA é o acrónimo para a tecnologia emergente Robotic Process Automation, que permite às organizações, através de robots de software (“bots”), automatizar tarefas altamente repetitivas, aborrecidas, normalmente executadas por humanos, tornando-as operacionalmente mais eficazes, produtivas e rentáveis, ao libertar os colaboradores para trabalho estrategicamente mais importante, economizando tempo e dinheiro.

Como funciona na prática?

 

 No vídeo de demonstração de um fluxo de automação com tecnologia RPA, disponibilizado acima e desenvolvido pela Portal Gestão, é possível ver um robot de software a efetuar os seguintes passos:

  1. Login no website do E-Fatura, por Número de Contribuinte (NIF) e Senha de cliente, percorrendo uma lista de clientes;
  2. Verificar as faturas do mês anterior, preenchendo as datas de início e de fim do referido mês;
  3. Exportar as faturas para um ficheiro de Excel em formato csv;
  4. Converter o formato do ficheiro csv em xlsx, formatando-o devidamente;
  5. Enviar o ficheiro de excel (xlsx) por e-mail a cada um dos clientes;
  6. Registar num documento de controlo a data e hora do envio, além do NIF e endereço de e-mail.

Como poderá visualizar no vídeo, todo o processo é executado pelo computador, de forma muito rápida (em poucos segundos), reduzindo o tempo de conclusão do processo em mais de 95%, aumentando a precisão, reduzindo o erro humano e libertando o colaborador, que da maneira tradicional precisa de 2 dias para realizar manualmente este processo rotineiro.

Esta tecnologia disruptiva permite aumentar a eficiência operacional das empresas em diversos domínios, oferecendo uma melhor experiência aos seus clientes e funcionários, com velocidade e escala, impulsionando o seu crescimento, não existindo limites na imaginação dos processos repetíveis, dos mais simples aos mais complexos, rotineiramente executados de forma manual em quase todos os setores, da Contabilidade, Seguros, Banca, Assistência Médica, ao Governo, entre outros, que consegue automatizar.

A Portal Gestão está posicionada em facilitar e acelerar a automatização de tarefas repetitivas de elevado volume em todas as organizações, de ponta a ponta. Se tem interesse nas nossas soluções de automação inteligente, por favor, contacte-nos.

Diogo Amorim

O Diogo é o nosso App Maker, Mr. Automate, Master of the Universe!

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