terça, 21 maio 2019 15:16

Organizações Ágeis: o segredo para responder rapidamente às mudanças

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Compreender os verdadeiros princípios do desenvolvimento ágil dá às empresas e organizações a capacidade de trabalharem mais rápido, aumentando a eficiência e o sucesso dos seus produtos, podendo até criar valor real e duradouro.

O surgimento do pensamento agile

Com as rápidas mudanças que afetam todas as áreas internas e externas de uma empresa/organização, poder dar resposta rápidas passa a ser condição vital para a sobrevivência das mesmas no mercado competitivo onde se inserem.

As metodologias ágeis podem assustar, à primeira vista, quem não é da área das Tecnologias de Informação. Mas para quem deseja tornar a gestão mais contemporânea, esta pode ser uma excelente opção.

O agile surgiu na indústria das TI a partir dos problemas compartilhados por muitas outras áreas. A falta de comunicação entre clientes e fornecedores, os vários problemas na definição dos objetivos e o atraso nas entregas são fatores críticos para um mercado que precisa de velocidade para funcionar. Em 2001, um grupo de programadores lançou o Manifesto Ágil, cuja metodologia tinha como principal objetivo satisfazer os clientes, entregando com rapidez e maior frequência versões de software conforme as necessidades. Este Manifesto deixou claro que é preciso valorizar a agilidade, a simplicidade, a excelência técnica, as pessoas e o feedback constante.

O Modelo de Organização Ágil oferece, então, uma metodologia para gerir pessoas e operações diferentes daquelas que estamos habituados a ver: tornamo-nos, juntamente com a nossa empresa, mais rápidos na resposta a mudanças que o mercado nos apresenta, através de ciclos de decisão curtos, lidamos de forma eficiente com as novas ameaças e mantemo-nos atualizados sobre os mais variados avanços em termos de tecnologia, favorecendo o crescimento das operações em ambientes turbulentos.

Como é o modelo de organização ágil?

Em linhas gerais, a Metodologia Ágil põe a satisfação dos clientes com o produto acima das burocracias e planos pré-estabelecidos. É mais proveitoso entregar o protótipo de um produto de forma rápida, receber o feedback e realizar a sua manutenção do que a procura infinita pelo “produto final”.

Embora esta metodologia promova a comunicação aberta e métodos mais flexíveis, por vezes, ao ser ágil, uma empresa é confundida como sendo instável. Para que as organizações obtenham sucesso com este modelo, elas devem projetar estruturas e processos baseados num conjunto de elementos centrais:

  • Estrutura da organização: migração das estruturas hierárquicas de gestão para redes e equipas que trabalham mais perto do cliente, com um maior controlo na tomada de decisões.
  • Equipas e projetos: redes ou equipas são rapidamente criadas com base nas suas habilidades e rapidamente desfeitas quando os projetos estão concluídos.
  • Funções: os colaboradores passam a trabalhar em projetos que usam as suas habilidades, permitindo que a equipa trabalhe em vários projetos de diferentes áreas de negócio.
  • Gestão das Equipas: os responsáveis pelas equipas não se concentram apenas em supervisionar os colaboradores, mas lideram projetos, escolhendo e apoiando os colaboradores certos para cumprirem os requisitos do projeto.
  • Reconhecimento e recompensa: o sistema de recompensas baseia-se nos resultados de entregas, reputação e patrocínio de colegas e líderes.
  • Cultura: o elemento mais importante para garantir que a organização ágil tenha sucesso, a cultura ágil da empresa tem influência em todas as áreas e em todas as funções.
Quais os benefícios de uma Organização Ágil?

O Modelo Ágil proporciona o aumento da produtividade das suas equipas, melhorando a experiência do cliente, o envolvimento dos colaboradores e reduzindo os conflitos improdutivos.

Os modelos ágeis bem-sucedidos têm em comum cinco pilares bem definidos:

  1. Objetivo e visão compartilhados como forma de manter as pessoas emocionalmente e pessoalmente envolvidas.
  2. Rede de equipas capacitadas, multifuncionais e autogeridas, com total responsabilidade para descobrir soluções e fornecer resultados excecionais.
  3. Decisões rápidas e ciclos de aprendizagem para administrar as incertezas em ambientes em constante mutação.
  4. Modelo de gestão pessoal dinâmico, que promove o envolvimento e a cultura organizacional e que coloca as pessoas no centro das decisões, criando, deste modo, valor.
  5. Tecnologia de ponta, que favorece a flexibilidade e a velocidade em reações rápidas às necessidades do negócio

Os colaboradores são divididos em equipas reduzidas e multidisciplinares, as chamadas squads. Nestas squads não existe uma autoridade fixa. Tendo em conta o tipo de projeto, a pessoa mais especializada torna-se a referência, mas não assume o papel de chefia. Estas equipas são autónomas dentro da empresa, havendo um elemento que cria a ponte entre a sua squad e todas as outras áreas funcionais da organização.

É por esta forma que a Metodologia Agile transforma os processos da sua organização, tornando-os menos mecânicos e mais humanizados, e diminuindo o tempo a que os colaboradores se dedicam a cada projeto. Promove, desta forma, a criatividade e dá às pessoas a sensação de realização após cada entrega.

As 5 metodologias ágeis mais utilizadas

A partir do momento que a sua empresa/organização decide adotar a Metodologia Agile, é preciso que tenha em consideração a grande mudança a nível cultural que daí advém. É importante ter noção que implementar uma nova metodologia de forma bem-sucedida não acontece de um momento para o outro, sendo um processo moroso a ser aplicado em todos os níveis da empresa/organização. Um elemento-chave nesta metodologia é a valorização dos indivíduos e interações sobre os processos e ferramentas. Por outras palavras, o foco está nas pessoas e nas competências.

Existem várias metodologias agile, mas vamos enumerar as cinco mais utilizadas:

  • Scrum: a mais popular e utilizada metodologia devido ao facto da sua estrutura ser mais leve. Utiliza ciclos de desenvolvimento denominados por Sprints e permite a maximização do tempo disponível para a produção de trabalho útil. Esta metodologia é particularmente indicada para a gestão de projetos de software mais complexos e para o desenvolvimento de produtos. As vantagens são o aumento da quantidade das entregas, a melhor resposta às mudanças de requisitos, proporciona melhores estimativas ao usar menos tempo a gerá-las e controla o cronograma do projeto, acompanhando todas as suas etapas. A única desvantagem do Scrum é o facto de não especificar deadlines em algumas tarefas.
  • Extreme Programming (XP): esta metodologia acompanha o Scrum e adota uma abordagem ao estilo da engenharia para vários aspetos do desenvolvimento de software, conseguindo melhorias significativas na qualidade do produto final. Esta metodologia é construída em torno de toda a equipa e valoriza a simplicidade, a comunicação, o feedback, a coragem e o respeito. Uma das desvantagens desta metodologia prende-se com o facto de os seus requisitos serem expressos em forma de testes, o que deixa pouca margem para a escalabilidade.
  • Kanban: esta metodologia maximiza a eficiência organizando a desordem e melhora a experiência do cliente. Coloca muito valor no fluxo de produção e permite prazos específicos, sendo bastante adequada para projetos de TI. No entanto, e devido ao seu foco estar na conclusão do projeto, tem uma capacidade mais limitada no que concerne a realização de retrospetivas.
  • Interative Development: esta metodologia requer uma grande aplicação de desenvolvimento de software e divide-a em partes mais pequenas, que projetam, desenvolvem e testam através de ciclos repetidos. Embora o desenvolvimento interativo seja fácil de combinar com os aspetos do método tradicional waterfall, não existe uma maneira especifica de o fazer, o que não o torna ideal para equipas mais inexperientes.
  • Lean Development: aplicar um método ágil nos processos de desenvolvimento de software ajuda a criar um sistema flexível, que pode ser alterado consoante os pedidos dos clientes. Estas metodologias não têm como objetivo planear tudo com antecedência, mas antes desenvolver cada passo do processo de forma independente.

Qualquer empresa/organização pode tornar-se ágil, mas precisa ter bem claro e definido o motivo pelo qual deseja tornar-se ágil, permitindo que sejam criados os pilares iniciais e definindo o como e o quando.

Pelo que podemos observar no mercado mundial, o design ágil está a tornar-se no modelo operacional de negócios que melhor responde a ambientes complexos e incertos, com uma elevada percentagem das empresas/organizações que já a utilizam/utilizaram algum tipo de abordagem ágil.

Portanto, se ambiciona que a sua empresa/organização se mantenha na vanguarda, agora é a hora de começar a desenvolver e a implementar as práticas ágeis, abordadas neste artigo.

Regina Costa

Licenciada em Educação pela Universidade do Minho, tem desenvolvido a sua atividade profissional na área da formação profissional, desempenhando neste momento funções de Gestora de Formação.

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