quinta, 25 março 2010

Como preparar negócios à mesa

Escrito por 
Caril de negócios?
Cada vez mais empresas incentivam as refeições de negócios. Algumas reservam este privilégio apenas para alguns colaboradores e para clientes especiais, mas se a prática tem permanecido no tempo há tantas décadas (se não mesmo séculos!), então deve ter valor.

Actualmente, estes encontros à mesa são encarados com naturalidade. Mas será que não vai desembocar num "sarrabulho de negócios"? Como em tudo, existem vantagens e desvantagens e reflexões a fazer.

1. Perda de tempo e dinheiro ou investimento?

Com certeza há organizações que sentem que pagar almoços de negócios é um desperdício de dinheiro (e de tempo): depende mesmo da política e da experiência da empresa. Aparentemente, fechar negócios numa mesa numa sala de reuniões parece a mesmíssima coisa que fechar negócio num restaurante, mas na realidade não o é. Já veremos as vantagens e desvantagens.

Todavia, existem organizações que sentem que se trata de um investimento. Por um lado se for um colaborador, este sentirá autonomia e confiança por parte da sua empresa, e valorizará a carreira desenvolvida. Pelo lado do cliente, sentir-se-á mais acolhido e "mimado". Por último, a imagem da empresa sai reforçada, quer para clientes quer para a sociedade em geral (o "palavra passa palavra" é a melhor publicidade que uma organização pode ter).

Poderá tornar-se um desperdício se o colaborador se "esquecer" que está naquela refeição de negócios para representar a empresa e não para se divertir à custa da empresa. Por isso, a organização deve ter algumas linhas orientadores para despesas bem como controle, claro.

Em última análise, a longo prazo parece ter-se tornado numa estratégia eficaz de captação e fidelização de clientes.


2. Vantagens e desvantagens?

A grande vantagem é a informalidade. É mais fácil falar de assuntos de trabalho no ambiente descontraído de um restaurante. Numa refeição de negócios é possível avaliar o comportamento da pessoa/cliente/parceiro fora do ambiente profissional, e tentar inferir (com cuidado), algumas características personalísticas que poderão dar pistas para o tipo de cliente que se poderá tornar.

A maior desvantagem é ser-se avaliado enquanto se come! Por outro lado, pode correr o risco de escolher um restaurante que não agrade ao convidado e, por exemplo, levá-lo a um rodízio e descobrir na hora que ele é vegetariano...
Existe também a óbvia falta de privacidade, o inevitável barulho que pode ser uma barreira na comunicação (e gerar até mal-entendidos) e o risco de ter "agentes" a tentar ouvir detalhes confidenciais de ambas as empresas (a "espionagem industrial" veio para ficar).

Por outro lado, estará sempre a ser interrompido pelos empregados para fazer as escolhas.

Por último, poderá encontrar a última pessoa que lhe convinha encontrar (um outro cliente que nunca foi convidado para um almoço de negócios, a ex-mulher/marido, a amigalhaço futebolístico, etc.) e isto poderá por em causa a sua imagem e a da empresa perante o seu convidado.

3. Pequeno-Almoço, almoço ou jantar

O Pequeno-Almoço de negócios está a tornar-se bastante conceituado. É menos complicado escolher o local (café, restaurante, hotel ou mesmo na empresa, por ser fácil de servir), e costuma durar menos tempo que um almoço: no máximo 90 minutos (usualmente entre as 07h30/08h até às 09h). É mais rápido, não afecta o tanto horário de expediente e...é mais barato! Esse parece ter sido um motivo determinante para muitas empresas.

O almoço deve durar no máximo 2 horas. Tem a vantagem de não interferir tanto com a vida privada dos convidados, são geralmente produtivos porque as pessoas ainda não estão tão cansados como num jantar (partindo do principio que trabalharam o dia todo). Todos os participantes devem ter cuidado de não escolher bebidas alcoólicas (ou beber pouco) e escolher uma refeição leve se vão retornar ao trabalho.

O jantar nunca deverá ser a primeira vez que se leva um cliente a uma refeição de negócios, pois trata-se de algo mais formal e por outro lado, um pouco mais íntimo.

Embora o assunto predominantes seja de cariz profissional negócios é uma excelente ocasião para se estreitar relacionamentos. É adequado falar um pouco de trivialidades, criar o ambiente (mais ou menos até ao momento em que chega o prato principal, depois pode-se entrar no negócio puro e duro). Mas é necessário ter extremo cuidado com temas polémicos (sexo, religião, política e futebol). Evite falar de assuntos pessoais, tentar ser muito engraçado e fazer piadas (principalmente estereotipadas! Isso pode mesmo causar a perda de um negócio).

4. Como e quem Convidar

Pode-se convidar clientes, parceiros, fornecedores e até novos colaboradores (como forma de acolhimento), etc.

É de mau tom convidar superiores hierárquicos, principalmente para jantares caseiros, a não ser que esteja a retribuir um jantar ou se já eram amigos de longa data antes de se tornarem chefe/subordinado.

Em todos os casos, nunca convidar alguém sem motivo, seja que pessoa for. Poderá passar a imagem de "graxista" ou de esbanjador do orçamento da empresa.

Durante o convite nunca esquecer de perguntar ao convidado se tem restrições alimentares ou preferências.

Posteriormente, há que ter algumas atenções básicas:

  • Escolher um restaurante cómodo, calmo e reservar com antecedência; como anfitrião, sugira pelo menos duas opções de locais;
  • Em caso de, no último momento, não poder comparecer, nunca mande ninguém telefonar para a pessoa a dar o recado: ligar pessoalmente a desmarcar ou remarcar é imprescindível;
  • Apesar de poder parecer insignificante, a distribuição dos lugares é um factor importante neste tipo de refeições. O anfitrião cede sempre o melhor lugar (por exemplo, com vista para o mar, em vez de vista para a parede!). Dado que o anfitrião é o primeiro a chegar (sem falta!) e que é ele que indica os lugares dos convidados, se estiver neste papel reflicta um pouco sobre as características das pessoas que vão participar nessa refeição. Esforce-se por criar harmonia, por exemplo: (i) Se alguém é estrangeiro, coloque ao seu lado alguém que fale a sua língua (ou pelo menos inglês, pois é realmente a "língua mais universal"); (ii) Pessoas extrovertidas devem ser estrategicamente colocadas para contribuir para a fluência da conversa; (iii) Alterne Homens e mulheres. Se houver um casal, os cônjuges devem ficar frente a frente; (iv) Alterne as pessoas tímidas com as conversadoras e as pessoas mais jovens com menos jovens (afinal, os opostos atraem-se!);
  • Durante a refeição não são adequados os comentários sobre preços de pratos. Nunca chame o empregado de "amigo", "chefe", "rapaz", não estale os dedos, não assobie e não bata com um garfo no copo! Além disso, nunca se deve criticar a empresa ou colegas de trabalho;
  • Como convidado, nunca peça para levar a esposa/marido. se chegar mais cedo, espere pelo anfitrião e não desarrume a mesa. Peça apenas água. Se estiver atrasado, deve ligar a avisar, pois atrasos de mais de 15 minutos não são apropriados. O convidado deve evitar escolher bebidas e pratos caros;
  • Como anfitrião, fique atento para possíveis sinais de finalização do convidado, como por exemplo, pousar o guardanapo, afastar-se da mesa, inquietação, olhar para o relógio, etc. Se, pelo contrário, a pessoa não demonstra pressa e é um potencial ou actual parceiro de negócios importante, saia da mesa por uns segundos e desmarque algum compromisso que tenha, se puder.

A regra final é de ouro: É de elevado carisma, sensibilidade e bom tom enviar um e-mail personalizado (no próprio dia ou no dia seguinte) a agradecer a companhia dos convidados.

Patrícia Araújo

Patrícia Araújo é Escritora, Consultora de RH e Formadora. É Psicóloga (Membro da Ordem dos Psicólogos Portugueses) e Mestre em Psicologia Organizacional pela Universidade do Porto e paralelamente é professora de Yoga., exerce consultas de psicologia (orientação psicologia positiva-humanista), sendo também docente universitária. Contacto: pattaraujo@gmail.com

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