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Eficácia e eficiência são dois conceitos bastante usados na caracterização de uma actividade produtiva. A eficiência diz respeito à forma e ao meio utilizados na realização dessa actividade, que é tanto mais eficiente quanto menores forem os recursos (matérias-primas, pessoas, dinheiro e tempo) empregues na sua concretização. A eficiência está associada à padronização e à especialização respondendo à questão: o que se fez.

A máxima eficiência é atingida aquando da utilização do mínimo de recursos e revê-se na questão: como se fez.

A eficácia mede o grau de satisfação e o alcance dos objectivos, face aos resultados obtidos. Quanto mais eficaz for uma tarefa, maior o nível dos resultados e maior a satisfação. A máxima eficácia é atingida com o alcance total dos objectivos pré-estabelecidos.

Por exemplo, produzir quinhentas mesas por dia com o mínimo de desperdício de madeira. Aqui o objectivo é produzir quinhentas mesas. Ao ser atingido a eficácia é máxima. No entanto, a eficiência só será máxima se for realmente desperdiçado o mínimo de madeira

Em prática, a eficácia é sensivelmente simples a medir. Já a eficiência é mais complicada mas advém sobretudo da instauração de novos métodos de produção, da automatização de procedimentos e da tecnologia presente. Assim, ganhos de eficiência traduzem-se geralmente por diminuições de custos.

É uma matriz em que se identificam as forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats). Permite distinguir o ambiente interno - (factores e realidades internas - forças e fraquezas) e o ambiente externo (factores e aspectos futuros - oportunidades e ameaças) da organização.

A elaboração desta matriz é importante pois permite à empresa e aos seus decisores antecipar-se face às ameaças e às oportunidades emergentes, aperfeiçoando e reforçando as suas fraquezas. A matriz SWOT permite assim uma visão interna da organização relativamente à sua concorrência e uma visão externa do mercado e das suas evoluções possíveis.

A identificação do ambiente interno e externo revela-se muito útil para estabelecer estratégias e definir prioridades, tal como para decidir qual a direcção a ser tomada de forma a atingir o objectivo, tendo sempre sob um olhar crítico, as ameaças.

Por exemplo:
As forças e as fraquezas são aquilo que a organização representa "hoje". Por outro lado, as oportunidades e as ameaças representam o futuro do(s) mercado(s). Assim, o objectivo da organização deve ser procurar retirar o máximo proveito das suas forças perante as oportunidades emergentes no mercado em que actua, ou até mesmo noutros mercados, tendo sempre em mira potenciais ameaças tal como o aparecimento de um produto/serviço substituto ou de um novo concorrente. As fraquezas devem ser revistas e analisadas em pormenor procurando a sua minimização ou até mesmo eliminação.

Deixo como conselho, que as conclusões retiradas desta matriz devem ser apresentadas e sujeitas a debate e análise perante todos os decisores da organização, de forma a implementar medidas que reforcem a sua posição actual e futura, através da definição de objectivos que servirão de apoio ao seu crescimento e desenvolvimento. Só assim se retirará o máximo proveito deste instrumento.

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Defina objectivos, indicadores e metas a partir de um modelo pré-construido e obtenha automaticamente um painel de controlo com gráficos dinâmicos, ícones de performance, Key Performance Indicators (KPI) e mapa estratégico.

Este modelo facilita a implementação do Balanced Scorecard em qualquer organização através de um processo sistematizado de 17 passos sequenciais. Trata-se de um modelo simples e intuitivo que permite organizar as várias etapas de forma lógica e intuitiva.

Em gestão, os objectivos SMART são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e definidos no tempo

S - Específicos (Specific): os objectivos devem ser formulados de forma específica e precisa;

M - Mensuráveis (Measurable) : os objectivos devem ser definidos de forma a poderem ser medidos e analisados em termos de valores ou volumes;
A - Atingíveis (Attainable) : a possibilidade de concretização dos objectivos deve estar presente; estes devem ser alcançáveis;
R - Realistas (Realistic) : os objectivos não pretendem alcançar fins superiores aos que os meios permitem;
T - Temporizáveis (Time-bound) : os objectivos devem ser definidos em termos de duração.

Por exemplo:
Aumentar uma quota de mercado em 10%, na gama de produtos cosméticos vendidos nos hipermercados para mulheres entre os 30 e os 45 anos, durante o 3º trimestre do ano.

Diminuir em 50% os desperdícios resultantes de um método de fabricação através da aquisição de tecnologias de reciclagem para o ano seguinte.

Um último exemplo (de forma mais pessoal, o mais realista e comum):
Perder 5 kg num mês realizando uma caminhada e fazendo uma alimentação equilibrada. Não adianta querer perder 30kg num mês, pois pode-se incorrer mais riscos que proveitos.

Na sequência do artigo "Análise de Mercado", tendo por objectivo alargar o estudo das ferramentas de apoio à gestão, vou aprofundar a análise da concorrência. Já havia referido esta análise integrada no estudo das 5 Forças de Porter, através da avaliação da rivalidade dos concorrentes existentes, a ameaça de entrada de novos concorrentes e/ou de produtos substitutos, e o poder negocial quer dos clientes quer dos fornecedores.