Qualquer website beneficia de uma newsletter. No entanto, se esta forma de comunicação de marketing por e-mail permite aprofundar a sua relação com os seus clientes e oferecer algo de útil ao processo de vendas, tem a desvantagem de fazer com que um cliente nunca mais regresse, se feita indevidamente.

As newsletters por email para os clientes que optam (pedem ou registam-se para as receber) são uma fabulosa ferramenta de marketing para os negócios on-line. Em vez de um folheto, eficaz e de preços e produtos, uma newsletter oferece informação útil e/ou notícias relacionadas com as actividades da sua empresa.

Como funcionam as newsletters?

Tipicamente, o processo é o seguinte: um visitante regista-se no seu site porque se interessa por aceder a uma determinada área registada, é-lhe proposto em troca que aceite receber as newsletters. Automaticamente, o seu endereço de e-mail, nome e outros dados pessoais ficam guardados numa base de dados. O sistema gera automaticamente um e-mail, cujo formato está previamente configurado com uma periodicidade por si definida (diária, semanal ou mensalmente, por exemplo).

É simples. Digamos que tem 1.000 utilizadores registados no seu website que aceitaram receber as suas newsltetters mensais. Todos os meses, ao primeiro dia útil, o sistema vai enviar o mesmo e-mail a todos os utilizadores com os conteúdos que gerou nesse mês. Dessa forma, o seu trabalho reside apenas na configuração inicial da newsletter; a partir daí, todo o processo funciona automaticamente e sem ser necessária a sua intervenção.

Claro que para evitar ser considerado spam tem de incluir um link na sua newsletter que permita aos utilizadores optarem por não a receber mais. Além disso, terá de ter um servidor capaz de aguentar com o envio de muitos e-mails (tantos quantos os assinantes) num determinado período de tempo. Alguns servidores limitam o envio de e-mails a um certo número diário pelo que terá de se informar com o seu 'host' da quantidade de e-mails que pode enviar e com que frequência.

O que deve e não deve fazer?

• Não deve enviar newsletters a quem não as pediu. Recolher endereços de e-mail indiscriminadamente ou a partir de uma base de dados paga é o primeiro passo para criar repugnância pela sua marca. As pessoas odeiam receber e-mails com newsletters promocionais com produtos que desonhecem;
• Não deve usar um programa de e-mail comum e escrever diretamente os endereços de e-mail no campo dos destinatários. Praticamente todos os servidores de e-mail irão classificar este tipo de mensagens como spam e fazer com que o seu e-mail não seja entregue. Em casos extremos, o seu endereço de e-mail fará parte da lista negra de spammers e dificilmente sairá de lá. Além disso, corre o risco de bloquear o servidor;
• Não deve enviar mensagens apenas com publicidade, principalmente se tiverem imagens demasiado pesadas que, na maior parte dos casos, serão filtradas;
• Deve acrescentar algo de útil a quem vai receber a mensagem. Faz parte do processo de criação da sua marca. Se os seus clientes gostam da sua empresa e dos seus produtos, vão interessar-se pelo que tem para lhes dizer; caso contrário, apagam simplesmente o e-mail;
• Deve enviar mensagens curtas. O assunto do e-mail deve sumariar a mensagem principal para que o destinatário perceba claramente de que se trata o e-mail. Por exemplo, se tem uma loja de sapatilhas, pode enviar um texto com 2 ou 3 parágrafos e uma fotografia explicando que um novo modelo foi lançado com um assunto do género: "com as novas sapatilhas All-fly até vai voar!";
• Deve personalizar o e-mail. Configure a sua newsletter de modo a que o tratamento seja o nome do assinante;
• Deve analisar as estatísticas. O seu programa de newsletters deve permitir saber quem abriu o e-mail e quem o apagou antes de abrir;
• Deve combinar informação relevante com promoções. Se os utilizadores não gostarem de ler muito mas gostarem dos seus produtos, vão certamente apreciar uma campanha promocional onde seja mencionado um determinado código na sua newsletter que lhes ofereça um desconto;
• Deve manter uma determinada cadência. A sua mensagem vai custar a passar. Com tanta informação disponível na Internet, é normal haver alguma filtragem, pelo que deve ser capaz de repetir a sua mensagem até à exaustão. Antes disso, não espere resultados;
• Deve usar períodos de menor tráfego do seu site. Se o tráfego baixa durante o fim-de-semana, por exemplo, pode enviar as newsletters às duas da manhã de domingo. Isso irá otimizar os tempos mortos do servidor e evita que o seu website fique lento durante as horas com mais movimento.

As newsletters são comummente usadas para promover ofertas especiais ou descontos para os seus assinantes. São uma maneira barata de colocar a marca e os produtos de uma empresa à frente de uma base de clientes altamente recetivos ou que já demonstraram interesse quando se registaram. E porque é um formato digital, a empresa não tem custos de impressão para um número ilimitado de newsletters, uma grande vantagem sobre as publicações em papel.

De que está à espera?