Uma vez que a Análise Custo Benefício se baseia na soma de factores positivos e na subtração dos factores negativos para determinar um resultado líquido, também é conhecida por execução dos números (running the numbers).

Podemos resumidamente afirmar que a ACB estuda a relação entre os custos e os benefícios de um projecto, expressos em termos monetários. A ACB encontra, identifica e soma todos os aspectos positivos – benefícios. Depois identifica, quantifica e subtrai todos os negativos, os custos. A diferença entre estes dois indicadores indica se a acção planeada é aconselhável ou não.

O verdadeiro truque para fazer uma ACB bem feita é ter a certeza de que inclui todos os custos e benefícios e que os quantifica devidamente. Não se pode esquecer que uma ACB correctamente efectuada deve considerar não só os custos e benefícios tangíveis, mas também os intangíveis, tais como os custos sociais e ambientais.

Exemplo de uma ACB

Uma empresa gostaria de comprar novo software para melhorar o seu negócio. Poderia fazer uma ACB para decidir e tomar uma decisão.

No lado negativo (custos), estariam:

• o preço do software;
• o custo dos técnicos para instalar e implementar o software, e
• o custo da formação para utilização do software.

No entanto, no lado positivo (benefícios) encontraríamos:

• processos empresariais melhorados (o que levaria a uma diminuição anual de custos);
• melhor informação disponível levaria a uma maior capacidade de tomar decisões mais acertadas (o que causaria cash-flows adicionais), e
• mais motivação por parte dos colaboradores, pela utilização de ferramentas de topo para gerir o negócio.

Muitas vezes, no método ACB, são utilizadas quantias brutas para calcular custos e benefícios o que se pode revelar um erro grave. Para minimizar este erro recomenda-se a utilização de método como o NPV, Economic Value Added ou o CFROI porque contabilizam o valor do tempo do dinheiro.

Tal como já referimos anteriormente, tipicamente, os custos são tangíveis, ao passo que os benefícios são duros e intangíveis, mas também suaves e intangíveis o que pode gerar problemas aquando da realização da ACB. Por isso devemos ter especial atenção quando as pessoas afirmam que "se não o podemos medir não existe/não tem valor". Especialmente em investimentos mais estratégicos, frequentemente os benefícios intangíveis suplantam os benefícios financeiros.