O BPR é fundamentalmente uma análise profunda da razão de ser da organização e dos seus objectivos seguida por um redesenho dos seus processos. O resultado é uma transformação completa da organização: mais leve, mais ágil e mais competitiva. A organização sofre uma "reconsideração fundamental e redesenho radical dos processos organizativos, de forma a atingir melhorias drásticas no desempenho actual a nível de custos, serviços e velocidade" nas palavras de Hammer e Champy, os seu principais mentores.
Quando deve o BPR ser usado? Alguns sinais críticos a dar atenção:
- existem muitos conflitos na organização;
- existe uma frequência extremamente elevada de reuniões não produtivas;
- a concorrência tem um desempenho melhor usando os mesmos recursos;
- a comunicação é feita de forma não estruturada (memos, emails, etc).
É mais fácil dizer do que fazer, mas vejamos como uma abordagem de cinco passos ao BPR pode ajudar na sua implementação:
- Desenvolver a visão e definir objectivos SMART. O BPR é impulsionado por uma visão a longo prazo quanto ao que a organização ambiciona ser no fuuro. Mas a sua acção é conduzida por objectivos específicos, como a redução de custos, redução de tempo de processamento, aumento de níveis de satisfação dos clientes, melhoria da qualidade, etc.;
- Identificar os processos a redesenhar. Neste passo é importante começar por fazer um levantamento e classificação dos processos existentes. Este exercício, por si só, permite na maioria das empresas a identificação de oportunidades de melhoria. Desperdícios, redundâncias, possibilidades de externalização, são as mais comuns. Identificar todos os processos dentro de uma organização é o prmeiro passo para depois lhes atribuir prioridades e redesenhar;
- Compreender e medir os processos existentes. Para se compreender os processos é necessário medir o seu desempenho. Por exemplo, para medir a qualidade dos seus produtos, uma empresa terá de quantificar a taxa de defeituosos e analisar a sua evolução temporal. Para melhorar o que já existe, a organização tem de saber como está a funcionar no presente, de forma a ter uma linha de base;
- Identificar alavancas informáticas. No que diz respeito a processos, é necessário ter consciência das capacidades a nível das tecnologias de informação e do que podem fazer para impulsionar o BPR. Por exemplo, a digitalização de processos administrativos é uma das ferramentas informáticas que mais contribui para o desenvolvimento de toda a função administrativa e financeira;
- Desenhar e construir um protótipo do novo desenho dos processos. Por vezes é necessário recorrer a uma série de iterações até se chegar a um ponto estável no design do processo. A concepção de um protótipo é uma boa forma de testar o funcionamento de um processo antes da sua implementação a larga escala.
