Através deste sistema, os empregados recebem poder porque aprendem a pensar e agir como donos, como empresários, e não como pessoal contratado. A gestão em livro aberto também ajuda os empregados a aprender como se tomam boas decisões. Quando os trabalhadores são envolvidos em processos de orçamentação, tomam-se mais conscientes dos factores a pesar numa decisão e aprendem a tomar responsabilidades pelas determinações sobre despesas e custos.
A gestão em livro aberto comunica toda a informação relevante a todas as pessoas da empresa numa base diária, semanal ou mensal. O seu objectivo é auxiliar as pessoas na compreensão da situação financeira da empresa, com o pressuposto de que um maior entendimento motivará e delegará poder nos empregados para que tenham um melhor desempenho e trabalhem juntos para realizar os alvos e objectivos da empresa. Os princípios são simples: os empregados recebem informação e os meios de a interpretar. Todos participam mais directamente no sucesso ou fracasso da empresa.
A palavra todos engloba desde os operários da primeira linha às chefias.
Que documentos são necessários para uma gestão de livro aberto?
- Balancete
- Demonstração de resultados
- Demonstração de fluxos de caixa
- Plano de vendas e marketing
- Plano financeiro
Quando os empregados percebem os mecanismos financeiros, podem ser envolvidos no planeamento. Numa situação em que possuem acções, percebem que têm uma quota-parte dos resultados. Os princípios da gestão em livro aberto são utilizados em várias empresas, em que os sistemas de remunerações está ligado à lucratividade e os lucros gerados por cada vendedor são calculados individualmente. Com a introdução deste sistema aberto, os empregados descobrem, por exemplo, como aumentar as suas remunerações reduzindo os seus custos de transporte ou de serviços externos; ou como introduzir melhorias nos processos e melhor satisfazer os clientes.
A gestão de livro aberto depende da cultura organizacional
A aplicação da gestão em livro aberto depende da empresa e da sua cultura. Para mais, não substitui a estratégia: limita-se a alinhar as pessoas de acordo com a estratégia. E pode ser um auxílio nos processos de mudança, ajudando os empregados a ver por que é necessária a mudança.
Os pioneiros mais avançados neste caminho tendem a ser pequenas ou médias empresas; mas é interessante salientar que empresas empreendedoras como a Intel, Sprint e The Body Shop tiveram igualmente sucesso na exposição dos seus números.
É uma boa forma de construir confiança
A gestão em livro aberto representa o método por excelência para comunicar honestamente com empregados e construir altos níveis de confiança. Como escreve John Case em Open-Book Management: The Coming Business Revolution:
"Quando os livros estão abertos, todos podem ver o que se passa. É mais difícil para os gestores esconderem-se por detrás de desculpas ou apontar o dedo aos outros. A gestão em livro aberto envolve as pessoas e ajuda-as a tomar responsabilidades em vez de as ilibar. É um meio que permite a todos, na empresa, prestarem contas uns aos outros."
