Para iniciarmos esta etapa é necessário conhecer os 5S que são os que se apresentam na figura ao lado e abaixo descritos.

1. Seiri - organizar
2. Seiton - arrumar
3. Seiso - limpar
4. Seiketsu - normalizar
5. Shitsuke - manter

Para cada um dos S definem-se etapas que auxiliam a sua implementação:

I. Limpeza inicial;
II. Optimizar;
III. Estabelecer regras;
IV. Manter o estabelecido.

Estas fases estabelecem-se e têm a respectiva sequência apresentada. Para passar à fase seguinte, deve analisar-se se os problemas detectados se encontram resolvidos, se os planos traçados foram concluídos e se os objectivos estabelecidos foram alcançados.

De realçar que em cada uma das fases são considerados 5S e são executadas actividades para realizar a etapa em questão.

I. Limpeza inicial
Quando se fala de limpeza inicial tem que se considerar: a limpeza de máquinas, fazendo um enquadramento inicial e envolvendo os operadores.

	Objectivos:
Máquinas:	Elaborar uma checklist para verificação da máquina, potenciando a limpeza através da eliminação de lixo, objectos inúteis e ainda limpeza de instalações;
	Eliminar a sujidade prevenindo deteriorações da máquina;
	Evidenciar potenciais anomalias;
	Melhorar inspecções do equipamento, as reparações e definição de procedimentos.
Operadores:	Promover o conhecimento do equipamento por parte do operador;
	Incentivar o operador a cuidar do equipamento;
Enquadramento:	Sensibilizar os operadores para a necessidade limpar as máquinas com que operam;
	Distinguir sujidade de deterioração do equipamento;
	Promover a inspecção do equipamento para auxiliar a sua conservação.

Como iniciar a implementação da Arrumação?
O processo inicia-se com a identificação dos objectos considerados como úteis dos inúteis para se proceder à destruição dos desnecessários.

Pode recorrer-se a etiquetas vermelhas para fazer a respectiva identificação das peças inúteis.
O que observar?

Que material/equipamento pode ser retirado?
Que rumo dar ao material/equipamento a eliminar: armazenar num outro local, destruir, etc.
Quais as prioridades de separação/eliminação de material?

• Classificar o material/equipamento como ÚTIL/INÚTIL. Uma forma de facilitar o processo é questionar:
• Para que serve?
• Qual a frequência de utilização?
• Por quem é utilizada?
• É o material/equipamento mais adequado?
• Encontra-se arrumado num local adequado ou que facilite a sua utilização?
• Verificar se o material/equipamento classificado como INÚTIL não é necessário a outras actividades ou equipamentos;
• Identificar o material/equipamento, podendo recorrer-se a etiquetas, e considerar ainda a frequência de utilização.

Como iniciar a implementação da Organização?

Para dar início a este processo, procede-se à retirada do local de trabalho tudo que é dispensável, sendo deitado para o lixo ou arrumado num local mais adequado.

Esta acção deve-se aplicar em todos os locais existentes: desde o posto de trabalho, armazéns, zonas de armazenamento próximo de postos de trabalho, junto das máquinas, nos gabinetes, nas salas de estar, etc.

Como iniciar a implementação da Limpeza?
Para iniciar esta actividade, procede-se a uma limpeza das instalações e da envolvência. Para que decorra com sucesso deve conseguir-se o envolvimento de todos, assinalar com etiquetas os locais onde se detectem anomalias e perante a falta de solução imediata deve informar-se os intervenientes. O processo de implementação desta actividade deve ser mantido.

Como iniciar a implementação da Manutenção?
Para se garantir a manutenção das boas práticas deve fazer-se uma programação de auditorias dos 5S. Elaborando uma checklist de verificação, procede-se quando o estipulado a auditorias de acompanhamento. Todas as não conformidades detectadas devem ser registadas e de seguida resolvidas, podendo mesmo ser elaborados planos de melhoria.

Como iniciar a implementação da Normalização?
Deve-se incutir a boa prática de aplicação das regras estabelecidas. Para auxiliar pode-se recorrer à elaboração de um relatório sobre a realização da respectiva etapa, identificando as principais dificuldades encontradas para que de seguida possam ser ultrapassadas.

Todas as anomalias devem ser registadas e de seguida encaminhadas para os grupos de trabalho de modo a procederem à análise e resolução das mesmas.

Todas as regras estabelecidas devem ser alargadas às mesmas actividades ou idênticas.

II. Optimização
Avança-se para a fase de optimização após a conclusão da fase anteriormente apresentada e os objectivos passam a ser os abaixo referidos.

 

	Objectivos:
Máquinas:	Nesta fase um dos objectivos principais é facilitar o acesso a material/equipamentos;
	Organizar a arrumação da máquina de modo a facilitar a sua limpeza e arrumação;
	Melhorar o meio envolvente.
Operadores:	Incutir nos operadores a busca por melhorias no seu posto de trabalho;
	Aproveitar as ideias de grupos de trabalho para implementação de melhorias;
	Incutir o espírito de busca de melhoria contínua nas equipas de trabalho.
Enquadramento:	Implementar as ideias de melhoria;
	Identificar, promover e premiar as melhores ideias identificadas.

Como iniciar a implementação da Arrumação?

Nesta etapa, procede-se à identificação das coisas que são consideradas úteis. Essa identificação pode ser efectuada com etiquetas, onde se considera a frequência de utilização para a organização e arrumação.

Sugere-se a seguinte estrutura:

Identificação da Utilização	Como Arrumar
Objectos que não são utilizados	Separar os objectos até se identificar a sua aplicabilidade e definir o local de arrumação. Caso se verifique que não existe aplicabilidade, retirar do local ou simplesmente eliminar.
Objectos que são pouco utilizados	Deslocar os objectos para o armazém ou um local externo à área em que se encontra.
Objectos que são utilizados com frequência	Os objectos devem ser arrumados na área, consoante o espaço existente, a frequência de utilização, peso e ainda distância. Para considerar a importância de proximidade de arrumação próximo do posto de trabalho, devem identificar-se as mais utilizadas.
Objectos utilizados com muita frequência	Os objectos devem ser arrumas na zona do posto de trabalho de modo a evitar deslocações desnecessárias.

Como iniciar a implementação da Organização?

Com esta fase pretende-se organizar o material de forma que o mesmo seja encontrado de forma rápida.

Para tal, os mesmos devem ser arrumados considerando conceitos ergonómicos, ao adaptarem o posto de trabalho ao colaborador o que proporciona melhores condições de trabalho.

Deve ainda efectuar-se a definição e marcação do local de arrumação dos objectos. Para tal procede-se ao contorno do material no respectivo local de modo a que o mesmo seja sempre utilizado. O material/equipamento móvel deve ter demarcada a zona de arrumação para que a mesma seja sempre aplicada. Para que o lixo seja mais visível deve proceder-se à pintura do chão.

Devem existir indicações visíveis que auxiliem na inspecção da área.

Como iniciar a implementação da Limpeza?
Para facilitar a aplicação da necessidade da limpeza, devem ser localizadas as áreas de difícil acesso, definindo medidas que facilitem a sua execução. Não se pretende uma limpeza superficial mas sim profunda.

Como iniciar a implementação da Manutenção?
A manutenção da limpeza deve ser conseguida caso contrário a desmotivação da aplicação destes princípios pode ocorrer o que implica a desistência da aplicabilidade desta ferramenta.

Devem ser identificadas áreas sujas para se identificarem as causas e definir medidas de resolução. As melhorias definidas podem ser ordenadas de forma sequencial consoante a relevância atribuída.

A aplicação de ficha de melhoria pode ser uma mais-valia na implementação, motivando os colaboradores através da visualização das evoluções conseguidas.

Como iniciar a implementação da Normalização?

Para se conseguir a normalização deve conseguir-se que a optimização de espaço esteja em constante análise e que as práticas estabelecidas sejam adoptadas.

Deve ser efectuado um acompanhamento e ponto de situação das medidas adoptadas e futuras.

Aqui encontram-se definidas algumas das necessidades para que as práticas dos 5S sejam implementadas com sucesso. As seguintes encontram-se descritas numa segunda parte em que abordará A Formalização e Perpetuação das Boas Práticas.