O principal objectivo dos 5S consiste na simplificação do ambiente de trabalho, redução de desperdícios, eliminação das actividades que não acrescentam valor, aumento de segurança e melhoria dos níveis de qualidade. Centra-se essencialmente na organização do trabalho e padronização de processos. Promove ainda o trabalho em equipa para que em conjunto identifiquem e corrijam problemas existentes.
Quais são os 5S e o que representam?
- Seiri - significa organização e pretende identificar no posto de trabalho as coisas necessárias e as desnecessárias. O objectivo é eliminar as desnecessárias;
- Seiton - significa arrumação e pretende definir o posicionamento de materiais, considerando a sua necessidade de utilização;
- Seiso - significa limpeza e pretende definir práticas, normas de limpeza e a distribuição de tarefas de limpeza;
- Seiketsu - significa normalização e pretende definir normas de limpeza e arrumação. Essas normas devem abranger todos os postos de trabalho;
- Shitsuke - significa auto-disciplina e pretende aplicar com rigor e disciplina estes princípios. Para tal realizam-se inspecções com o intuito de controlar e garantir que está a ser realizado correctamente o definido.
Como se pode verificar na figura apresentada, estas práticas resumem-se em procurar eliminar os desperdícios através de organização, arrumação, limpeza, normalização e manutenção do estabelecido.
Para melhor poder aplicar estas práticas, é útil perceber os problemas que ocorrem com mais frequência para se poder melhor coordenar todas as actividades de implementação e manutenção. Abaixo referem-se alguns.
Quais são os problemas frequentes numa organização?
- Excesso de Stocks;
- Prazos de entrega elevados;
- Atrasos com origens diversas;
- Falta de flexibilidade e rapidez de reacção;
- Desmotivação dos colaboradores;
- Layouts desorganizados ou mal estruturados;
- Setups com tempos elevados;
- Fornecedores pouco fiáveis;
- Avarias de equipamentos;
- Defeitos e problemas de qualidade;
- Espaços mal aproveitados;
- Desorganização e desarrumação;
- Erros no preenchimento ou leitura de documentos;
- Falta de peças ou material.
Perante os principais problemas identificados, é automaticamente verificado que estas práticas são benéficas senão mesmo necessárias para garantir ou melhorar o bom desempenho da organização. Os problemas referidos reforçam ainda a justificação de aplicabilidade destas práticas, como se refere abaixo.
Porque se aplicam as práticas dos 5S?
- Para auxiliar a identificação e eliminação de desperdícios;
- Para conseguir locais de trabalho organizados, mais eficientes e que permitam melhorar a produtividade e facilitar a manutenção;
- Para ter locais de trabalho mais limpos promovendo a segurança;
- Para aproveitar espaço nos locais de trabalho, facilitando a organização;
- Para que todos se sintam bem nos postos de trabalho;
- Para que a empresa esteja organizada de modo a que possa promover a qualquer momento visitas a clientes, fornecedores ou outros, aproveitando para a auto-promoção.
Depois de se perceber a sua aplicabilidade é importante perceber como se pode iniciar a implementação destas práticas.
A implementação dos 5S
A implementação dos 5S pode ser iniciada de diversas formas e o seu sucesso dependerá da organização: consoante a formação dos colaboradores, a sua motivação e a resistência que pode ocorrer . Uma questão relevante será a formação específica ministrada que pode também auxiliar o sucesso de implementação.
Uma metodologia que pode auxiliar a implementação dos 5S é o PDCA, que pode ser planeado do seguinte modo:
- Definir a equipa de implementação (Plan);
- Elaborar um plano de implementação adequado a cada S;
- Divulgar o lançamento do programa 5S (Do);
- Ministrar treino e formação a todos os colaboradores envolvidos;
- Programar arrumação e limpeza dos postos de trabalho;
- Programar a organização dos postos de trabalho
- Recolher e analisar os resultados obtidos (Check);
- Avaliar o programa e tomar as medidas correctivas necessárias (Action).
Como passar à acção?
Para se conseguir uma verdadeira implementação dos 5S são 4 as etapas a percorrer em que se consideram sempre para cada S o seguinte:
- É necessária a limpeza inicial;
- Pretende-se a optimização;
- Deve-se formalizar o definido e aplicado;
- Devem-se manter as práticas.
Apenas se avança para a etapa seguinte quando a anterior estiver concluída, ou seja, quando:
- Os problemas estiverem solucionados;
- Quando os planos forem executados;
- Quando os objectivos forem realizados.
Ao longo do processo de implementação dos 5S e da sua manutenção, devem realizar-se auditorias. Apenas deste modo será conseguido um verdadeiro acompanhamento e serão detectados pontos que necessitem de maior ênfase.
Para facilitar a compreensão, abaixo apresenta-se um breve exemplo de checklists que podem ser elaboradas para a realização de auditorias 5S na área produtiva.
Deve-se ainda referir que uma vez que os 5S também podem ser implementados nos escritórios, podem e devem ser também programadas auditorias, considerando apenas critérios distintos.
Auditorias 5S na Produção (Exemplo de Documento)
