Mas se decidir começar um nova empresa, e simplesmente "esperar" que ela gere dinheiro com o tempo, sem qualquer tipo de planeamento, na melhor das hipóteses, vai aperceber-se de que a sua empresa não só é deficitária como estará num beco sem saída. Nas próximas linhas, fazemos um esboço das principais funções da gestão de empresas e damos uma perspectiva abrangente sobre como cada uma delas é gerida.
Planeamento e Gestão Estratégica
Esta palavra que parece tão importante, estratégia, na verdade significa algo de muito simples. A estratégia das empresas envolve decidir para onde se quer ir e criar um mapa para lá chegar. A estratégia empresarial passa por definir:
- O grupo específico de clientes - e as suas necessidades peculiares - nas quais se irá concentrar. As empresas ganham dinheiro por fornecerem, de alguma forma, "valor" aos seus clientes. Para fazer isso de forma eficaz, precisa de conceber uma ideia clara sobre a actual caracterização do grupo de clientes que escolheu como alvo. Também precisa de ter uma ideia clara sobre como as necessidades desse grupo de clientes estão actualmente a ser servidas.
- Uma vez que as necessidades dos clientes estejam identificadas, terá que desenvolver um plano para satifazer essas necessidades de uma maneira eficiente, do ponto de vista económico. Normalmente, haverá outras empresas que já encontraram essas mesmas necessidades. Assim, o leitor terá que encontrar uma maneira de competir com essas empresas para que os clientes optem pelos produtos ou serviços da sua empresa, em vez dos da concorrência. O seu plano também terá que ter em conta o custo de fornecimento dos seus produtos e o preço que os clientes estarão dispostos a pagar, de modo a ser possível obter lucro.
O plano estratégico deverá especificar apenas os grandes objectivos a atingir, tais como o valor do volume de negócios a alcançar ao fim de, digamos, cinco anos e os resultados líquidos que se pretendem atingir no mesmo período de tempo. Os pequenos detalhes não deverão ser considerados no planeamento estratégico, não se trata de um plano de acção usado no dia-a-dia da empresa. Os planos de acção tomam as formas de planeamento de projectos e planeamento operacional. Vamos analisar as principais caratecterísticas destes dois tipos de plano.
Planeamento de Projectos e Planeamento Operacional
O planeamento de projectos e o planeamento operacional têm algumas características em comum. Ambos envolvem:
- Definir objectivos de acção em áreas relevantes;
- Desenvolver programas de acção detalhados para atingir esses objectivos;
- Criar horários que especificam as metas de tempo e as sequências dos programas de acção;
- Identificar o material, a mão de obra e os recursos financeiros necessários para executar os programas dentro dos prazos previstos.
Onde o planeamento de projectos e o planeamento operacional diferem é na repetição do planeamento (e execução) das acções. O planeamento de projectos lida com projectos pontuais, enquanto que o planeamento operacional e de gestão lida com processos repetitivos, como a produção diária e as actividades de marketing, por exemplo.
Diferentes técnicas são utilizadas para os dois tipos de planeamento. O planeamento de projectos utiliza técnicas como o PERT e o CPM. O planeamento operacional envolve o desenvolvimento de cronogramas e orçamentos para cada uma das áreas funcionais, tais como vendas, produção, aquisição de materiais, pessoal, entre outras, e a consolidação desses planeamentos funcionais num planeamento consistente da empresa como um todo.
Gestão Operacional e de Projectos
A implementação bem sucedida dos planos requer a atenção a uma série de questões:
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Os financiamentos necessários para adquirir e organizar os recursos devem ser planeados;
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As actividades específicas envolvidas na execução dos planos devem ser discriminadas e sequenciadas;
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As actividades devem ser iniciadas, muitas vezes dando instruções claras e relevantes aos empregados;
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Os funcionários devem ser treinados e motivados para que realizem as suas tarefas com um grau de eficácia aceitável;
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As entidades externas e as pessoas subcontratadas devem ser contactados e as relações de trabalho estabelecidas;
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A constante monitorização do progresso deve ser feita formal e informalmente;
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O progresso deve ser comparado com os planos e as adaptações necessárias e as acções devem ser implementadas para manter níveis aceitáveis de progresso.
Como é evidente, as empresas não podem prescindir de uma gestão profissional. Tantas coisas têm que ser planeadas, coordenadas e monitoradas simultaneamente que se torna necessário adoptar uma abordagem sistemática para aumentar significativamente as possibilidades de sucesso. Mesmo as empresas pequenas beneficiam com a adopção de ferramentas e processos de gestão formais, onde o planeamento e controle de gestão é feito não apenas através da cabeça do dono.
Neste artigo delineamos apenas as grandes questões. Questões como a sustentabilidade e a ética envolvem inúmeros detalhes importantes. É o que vamos analisar em artigos futuros.
