Neste artigo vou focar apenas as pequenas aplicações, que podem fazer uma enorme diferença no tempo dispendido para muitas actividades da área administrativa, de um considerável leque de pequenas e médias empresas.
Estamos cada vez mais adaptados à Era da Informática, da Inovação e das novas tecnologias, bem como à recente preocupação com o ambiente e à crise financeira internacional que nos atinge com cada vez maior intensidade. Existem cada vez mais empresas denominadas de "verdes", que têm diversas iniciativas, por exemplo, na poupança de papel e energia, durante a sua actividade laboral. Recebo diariamente inúmeros e-mails de empresas que no rodapé contêm mensagens do género: "Não imprima este e-mail, contribua para a preservação do ambiente", e isto, por um gesto mais insignificante que pareça, tem um impacto muito positivo na empresa, ou seja, não só pela imagem renovada que a entidade transparece para o meio envolvente, mas também pela própria poupança de papel e gastos em energia, neste caso. Isto, Reduz um custo da empresa, que por mínimo que seja, aliado a outras atitudes de igual carácter, começa a ganhar uma maior proporção, pois é de pequenos gestos que advêm grandes mudanças, e no meio da crise mundial em que vivemos é sempre bom ter dentro de nós, gestores, um pouco de iniciativa para a inovação e espírito criativo, por mais insignificante que este pareça.
Uma outra ferramenta que descobri recentemente, e a que mais me poupou nas horas de trabalho realizadas para esta tarefa, foi a aplicação para elaborar questionários on-line, visto que permite a análise automática e instantânea dos dados estatísticos referentes ao inquérito elaborado. Esta ferramenta permite duplicar a produtividade, na medida em que permite poupar imenso tempo na elaboração e análise dos resultados dos questionários da empresa, bem como na redução do uso de papel. É uma óptima ferramenta para a elaboração de inúmeros inquéritos, nomeadamente para a avaliação de desempenho do pessoal da empresa a nível interno, e para receber automaticamente dados acerca da satisfação do cliente. Podia descrever imensas formas da utilização desta ferramenta, contudo as possibilidades são infinitas, isto é, permite criar perguntas com resposta aberta, escolha múltipla, grelhas, respostas obrigatórias e opcionais, ...
Tudo isto permite não só diminuir custos, como também, mais uma vez, melhorar a imagem da empresa, com um aspecto mais inovador e vanguardista.
Quantas vezes já receberam questionários de outras empresas por carta? Quantas vezes responderam a esses questionários? Penso que a resposta a estas questões é fácil e óbvia. Muito poucas. Dá imenso trabalho preencher um questionário em papel que vem por carta, e ainda ter de o enviar ao remetente. É, acima de tudo, chato! Ao receber um questionário on-line onde se despende no máximo cinco minutos para o seu preenchimento, é natural que o número de respostas recebidas aumente exponencialmente, visto ser muito mais apelativo e menos trabalhoso, conferindo assim resultados mais próximos da realidade, a nível estatístico. É uma ferramenta muito útil, que permite no mínimo, transparecer para o meio envolvente transaccional, um certo grau de inovação.
Deixo aqui um conselho, usem o Google para todas as dúvidas e na procura de novas aplicações que melhorem o processo de gestão, visto que de certeza absoluta, se procurarem bem, vão encontrar muitas formas de inovar nas vossas empresas. Procurei esta ferramenta no maior motor de busca mundial e, encontrei inúmeros sites com a aplicação acima transcrita: www.surveymonkey.com, www.survs.com, www.surveygizmo.com, entre muitos outros. Todos estes softwares são pagos mas propiciam um rácio de custo/benefício muito positivo para todos os gestores, e logo a curto prazo. Porém, existe também este software nas ferramentas Google, ou seja, o Google Docs também tem esta funcionalidade, e é totalmente gratuito, e apesar de não permitir colocar o logótipo da empresa ou personalizar os formulários com a imagem da empresa como nos sites que acima mencionei, permite criar questionários internos à empresa muito simples e rápidos de elaborar.
Existe também outra pequena ferramenta que instalei recentemente na empresa onde trabalho, e que tem demonstrado óptimos resultados. Um software de chat intranet, que é basicamente, um Messenger interno da empresa. Esta aplicação permite a todos os funcionários da empresa deixarem pequenas notas e recados reciprocamente, transferir pequenos ficheiros de forma totalmente segura, e muito mais. Basta apenas imaginarem nas possibilidades. O nome da ferramenta que estou a descrever é "Winpopup LAN Messenger", e é facilmente encontrada na internet. Existem tantas outras que têm a mesma funcionalidade que esta, contudo esta era a que mais se adequava à empresa onde trabalho.
Introduzir todos estes novos processos, não envolve grandes custos para a empresa ou mesmo nenhuns, e a receptividade à mudança nestes pequenos gestos é extremamente positiva, visto que na maioria das vezes estes mecanismos permitem poupar tempo e trabalho, e desta forma torna-se muito fácil a aceitação por parte de todos os funcionários.
Uma outra aplicação que todos nós já ouvimos falar é o Facebook, e por mais estranho que pareça, inúmeras empresas já desenvolveram os seus contactos negociais através desta rede social. Basta criar uma conta no Facebook, personalizar a página com o logótipo da empresa e introduzir todos os contactos, para se notar logo uma diferença gigante. Existem muitas outras redes que têm o mesmo efeito, mas a que está equiparada à anteriormente mencionada, é o Twitter. Todas estas redes permitem divulgar campanhas de Marketing da empresa, adquirir novos contactos empresariais, e mais importante ainda, dar a conhecer a empresa ao mundo. Gerir uma página deste tipo não requer mais de um minuto por dia, e tem efeitos avassaladores no negócio de muitas instituições.
Deste modo, o que tento apresentar, são pequenas e simples formas de inovar, sem grandes gastos para a empresa, com um retorno enorme na eficiência e na redução dos custos, logo a curto prazo, na entidade onde praticam gestão.
