Dependendo do tipo de negócio, é possível efetuar uma escolha inteligente de infraestrutura informática, tanto ao nível de hardware como ao nível de software, de forma a obter a produtividade desejada com um baixo custo.
Estações de Trabalho
Começando pelo computador, se for necessário adquirir um equipamento novo, tenha em conta as suas necessidades. Por exemplo, se não necessitar de efetuar deslocações com o computador, opte por um desktop, caso contrário escolha um laptop que lhe permita trabalhar de forma confortável. Tenha em atenção a quantidade de horas seguidas que vai trabalhar e o tipo de trabalho que vai efetuar.
Se vai passar todo o dia à frente do computador, verifique que tem um teclado confortável e um ecrã generoso de forma a não cansar a vista e evitar tendinites. Obviamente o processador e a memória têm influência na produtividade, pelo que se a sua atividade implica a execução de muitos cálculos matemáticos ou utilização de muitas aplicações em simultâneo, como por exemplo design gráfico, cálculos de engenharia ou programação de computadores, não deverá poupar no processador nem na memória, sob pena do computador passar de um aliado a um inimigo da sua produtividade.
Servidor
É comum ter a ideia de que é necessário ter um servidor, embora muitas vezes a distância entre essa afirmação e a realidade seja bastante longa. Estas situações são particularmente visíveis quando o dito servidor é, na verdade, um simples desktop que está a um canto e ninguém usa, muitas vezes nem sequer como servidor de ficheiros ou de backup. Se realmente necessita de um servidor, escolha um servidor verdadeiro
Obtenha um serviço profissional que configure o servidor de acordo com as suas necessidades, desde a criação de um domínio de rede até ao tipo de Raid dos discos.
Se é importante, existe backup.
Porque o seguro morreu de velho, tenha um disco rígido externo e efetue cópias de segurança de forma periódica. Dependendo da sua infraestrutura, pode ligar esse disco ao servidou, ao, router ou diretamente ao seu computador..
Há no mercado algumas soluções interessantes neste campo. Alguns discos rígidos externos oferecem encriptação de dados e aplicações que simplificam esta tarefa. Tenha em atenção que este tipo de soluções costuma estar disponível apenas para Windows, pelo que a sua utilização através de um router não vai permitir a encriptação.
Sistema Operativo
Uma vez escolhidas as características do computador, existem essencialmente três sistemas operativos à escolha. Windows, OS X e Linux.
Algumas atividades requerem aplicações que existem apenas num determinado sistema operativo. Por exemplo, se necessitar de um programa de contabilidade que seja apenas suportado em Windows ou de uma aplicação de tratamento de imagem que exista apenas em Mac OS X, então a escolha do sistema operativo terá de ser limitada a essas exigências.
Mas se tal não acontecer, terá liberdade de escolha do sistema operativo.
Aquando da aquisição de um computador novo tipicamente este já vem com sistema operativo, pelo que poderá não ser necessário adquirir um e no caso do OS X, este sistema apenas pode ser usado com hardware Apple.
Se tiver de adquirir o sistema operativo à parte, poderá baixar os custos se optar por uma distribuição de Linux. Embora exista uma distribuição de Linux portuguesa, confirme se os periféricos que usa, por exemplo impressoras e câmaras web, são suportados. Se não tem quaisquer conhecimentos técnicos nem desejo de aprender a mexer neste sistema operativo, opte por um em que já tenha à vontade, caso contrário poderá ser contra produtivo.
Aplicações
Dependendo do sistema operativo escolhido, as opções das aplicações variam. Começando pelas aplicações básicas, processador de texto, folha de cálculo e criação de apresentações, a escolha deverá ter em atenção as pessoas com quem terá de colaborar. Por exemplo, se as únicas pessoas que vão trabalhar nos seus documentos são pessoas internas à empresa, então a empresa tem toda a liberdade de escolha. Já se necessitar de iterar documentos com terceiros, deverá ter em conta a compatibilidade das aplicações.
É certo que o formato aberto nos documentos tem vindo a evoluir, mas a verdade é que se necessita de trabalhar num ficheiro com o seu cliente e este usar MS Office, então a melhor escolha para si é o MS Office, disponível em Windows e Mac OS X. Já se não tiver esta necessidade, poderá optar por qualquer aplicação que deseje, quer seja numa suite de office, como o Libre Office ou o Open Office - disponíveis para qualquer dos sistemas operativos aqui referidos, o KOffice, suite para Linux, ou em aplicações como Gnumeric, folha de cálculo para Linux e Windows, ou Keynote, criação de apresentações para Mac OS X.
Tenha em atenção de que uma vez concluído um documento, nunca deverá enviar o mesmo num formato editável mas sim num formato final. Neste caso, o PDF é um standard de facto.
Outra opção a ter em conta são as suites disponíveis no modelo web, como é o caso do Google Docs. Neste caso torna-se necessária uma ligação permanente à internet e devemos contar com a limitação de algumas funcionalidades, um problema que tem uma tendência decrescente.
Uma forma de baixar os custos passa por escolher software de código aberto, como os anteriormente referidos Open Office, Libre Office, Gnumeric e KOffice. Existem excelentes aplicações de baixo custo para inúmeras necessidades. Por exemplo, o Gimp é uma boa ferramenta para manipulação de imagem, e de certesa que já ouviu falar no Firefox, um dos browsers mais usados no mundo. Durante o processo de seleção de aplicações, efetue várias pesquisas na internet por alternativas ao programa que tem em mente. Desta forma não terá de escolher pelo único que conhece ou pelo que é mais conhecido e poderá escolher o que melhor se adequa às suas necessidades, permitindo uma retabilidade superior.
Dispositivos móveis
Dado o avanço dos dispositivos móveis e a ubiquidade da internet, estamos a observar uma mudança de paradigma na escolha das aplicações. Assim, se utiliza um tablet ou um smartphone, deverá ter em conta a disponibilidade das aplicações para os seus dispositivos.
Em alguns casos basta ter acesso à internet e um browser, noutros existem versões das aplicações específicas para essas plataformas e, por fim, em alguns casos existem aplicações compatíveis com determinados formatos usados pelas suas aplicações.
Guia de aplicações
Abaixo encontra-se um pequeno guia de aplicações de baixo custo, ordenadas por área.
Os sistemas web requerem apenas um browser compatível, não dependem por isso do sistemas operativo mas sim da aplicação usada visualizar sites. Qualquer browser recente é compatível com este tipo de aplicações, incluindo os que são apresentados neste guia.
Sistema operativo
Office
Os pacotes base incluem, pelo menos, processador de texto, folha de cálculo e aplicação de apresentações. A maioria possui também um cliente de email.
- Microsoft Office: Windows e Mac OS X.
- Libre Office: Windows, Mac OS X e Linux.
- iWorks: Mac OS X, também disponível em aplicações avulso.
- KOffice: Linux.
- Gnome Office: Linux e Windows, constituído por aplicações especificas, i.e. não existe como um pacote integrado.
- Google Apps: sistema web.
Quase todas as aplicações e sistemas operativos modernos permitem a exportação ou impressão para o formato final PDF. Da mesma forma, os sistemas operativos modernos incluem visualizadores de PDFs. Este tipo de soluções são companheiros imprescindíveis dos sistemas operativos e das aplicações de office.
- Adobe Reader: Windows, Mac OS X e Linux.
- Xpdf: Windows e Linux.
- Cute PDF: Windows.
- Skim: Mac OS X.
Internet
Alguns pacotes de office, assim como alguns sistemas operativos, já vêm com um cliente de email ou com um browser. No entanto, é sempre bom ver qual o que nos serve melhor.
- Chrome: Windows, Mac OS X e Linux.
- Firefox: Windows, Mac OS X e Linux.
- Opera: Windows, Mac OS X e Linux.
- Safari: Windows e Mac OS X.
- Thunderbird: Windows, Mac OS X e Linux.
- Eudora: Windows, Mac OS X e Linux.
Faturação
Algumas das aplicações abaixo vão além da simples emissão de faturas, permitindo, por exemplo, a gestão de clientes e de stocks.
- WeoInvoice: sistema web.
- InvoiceXpress: sistema web.
- Primavera Express: Windows.
- Projeto Colibri: Windows, Mac OS X e Linux.
Publicação
- Scribus: Windows, Mac OS X e Linux
- iBooks: Mac OS X.
Som e Imagem
- Inkscape: Windows, Mac OS X e Linux.
- Gimp: Windows e Linux.
- Kino: Linux.
- iMovie: Mac OS X.
- Movie Maker: Windows.
- Audacity: Windows, Mac OS X e Linux.
- GoldWave: Windows.
