Automação de software

Graças à tecnologia, graças aos computadores e ao software e à Internet, é mais fácil do que nunca automatizar tarefas simples ou complexas, tarefas que ou não há tempo para serem cumpridas ou são demasiado pequenas para serem lembradas. E quando não são esquecidas porque algum software moderno está a fazê-las sozinho, tornamo-nos mais profissionais, temos mais tempo, somos mais eficazes e o negócio acaba por crescer.

Para ser mais concreto, aquilo de que estou a falar é de automatizar as funções mais básicas (e, por vezes, não assim tão básicas) e que consomem mais tempo: acompanhamento via e-mail, acompanhamento de vendas, gestão de relação com os clientes, facturação, e acções semelhantes. Imagine que essas tarefas eram automáticas, o que é que isso representaria para o seu negócio?

O negócio de Charles Mack Jr. mudou, de forma radical, para melhor, isso é certo. Mack tem uma empresa muito bem sucedida nos arredores de Washington D.C., a VIP Auto Appearance. O pai dele abriu a empresa há cerca de 25 anos, com sede na mala do carro, acabando por crescer para uma empresa com oito trabalhadores e três mil clientes. Mas como é que o filho, que é quem agora gere o negócio, mantém as coisas a andar e faz com que a empresa cresça?

Automação

"O meu negócio mudou a 7 de Agosto de 2007", contou o Mack. Isso apanhou-me desprevenido. Como é que ele sabia a data específica? "Lembro-me disso porque foi muito importante. Foi nesse dia que recebemos software que nos permitiu começar a automatizar o negócio. Desde então temos tido um grande crescimento. Não há como esquecer esse dia." Mack explicou-me que a primeira tentativa de automação tinha corrido tão bem, tinha sido tão poderosa que rapidamente se tornou indispensável. "Agora tento automatizar tudo", disse-me ele, "quer se trate de facturação, marcação de reuniões, lembretes de acompanhamento, o que quer que seja, para que não tenha de perder tempo com isso. Automatizo esse tipo de coisas e tudo corre de forma rotineira."

Há muitos tipos de programas que podem fazer este tipo de coisas, mas Mack adora uma aplicação web chamada Infusionsoft, que combina, de forma inteligente, software de relacionamento com o cliente (CRM) com marketing via e-mail, e-comércio e acompanhamento automático, o que faz com que o marketing, as vendas e a gestão de clientes de Mack corra em "piloto-automático".

Automatizar o negócio desta forma pode ser muito vantajoso. Se o seu negócio for como a maioria das pequenas empresas, os contactos perdem-se ou então não são acompanhados da melhor forma; tendem a perder-se num labirinto de balancetes, de lembretes, de e-mails, de cartões de negócios e afins. Mas e se, em vez de tudo isto, qualquer contacto fosse acedido pelo seu negócio, de forma regular e automática? Quer se trate de alguém que está a aceder ao seu site por uns segundos, a registar-se na sua newsletter ou a preencher um questionário on-line, esse interesse deve ser considerado um contacto e esse contacto deve tornar-se uma venda.

O software certo vai permitir-lhe localizar esse contacto, comunicar regularmente com a pessoa, dar-lhe a conhecer ofertas especiais, fazendo com que o contacto se torne uma venda, localizando e acompanhando depois essa venda. Até a facturação e a passagem de recibos pode ser automatizada.

Obviamente, vai haver sempre necessidade de um toque humano, mas é verdadeiramente espantoso que, hoje em dia, tudo nas vendas, desde os juros à facturação, possa ser feito de forma automática. O resultado, como disse Charles Mack Jr. salientou, é que permite uma "maior estratégia" no negócio.

Trabalha-se de "forma mais inteligente, não mais dura"

Dica do dia: os proprietários de empresas de serviços pensam sempre que o que fazem não é válido para o e-commerce. Não acredito que isso seja bem assim. Charles Mack tinha uma empresa de serviços - uma loja de limpeza de automóveis. No entanto, atribui grande parte do crescimento da empresa à abertura de uma loja on-line (recorrendo ao software de automação). "Isto foi, sem qualquer dúvida, um grande passo em frente, uma vez que somos o único centro automóvel da zona com uma loja on-line. Esta loja deu-nos a possibilidade de vender produtos e serviços 24 horas por dia, 7 dias por semana, e não apenas quando a loja estava aberta."

Qualquer empresa de serviços pode fazer o mesmo: um quiroprático pode vender material para alívio de dores de costas. Um terapeuta familiar pode vender livros. A capacidade de fazer dinheiro enquanto dorme é uma opção de automação que não deve ser descartada.