Por muito que o software de empresas esteja em constante evolução, a experiência diz-nos que as folhas de cálculo continuam no topo das preferências dos gestores de empresas, pequenas ou grandes. Concebidas há mais de um quarto de século por Dan Bricklin, as folhas de cálculo têm virtudes várias que as elevam ao estatuto de "objecto de culto": a sua versatilidade, liberdade e a capacidade de nos dizer "o que acontece se..." são apenas algumas delas.

Neste artigo explicamos como se constrói um business plan utilizando folhas de cálculo comuns...

Antes de começar

É boa ideia usar uma tecnologia chamada papel para apontar rapidamente as grandes linhas de orientação do seu business plan. O sumário executivo pode ser escrito numa folha de papel descrevendo os produtos e serviços que a empresa oferece, o mercado-alvo e os objectivos financeiros que pretende atingir num determinado período de tempo. Normalmente, o período temporal de referência é o ano, mas também são comuns os planos de negócio plurianuais.

Devemos ser capazes de, pelo menos, definir colunas com os períodos de referência (podem ser, por exemplo, doze meses ou quatro trimestres) e linhas de produtos. A cada coluna corresponde uma unidade de tempo e a cada linha um produto ou serviço. Por aqui temos logo uma noção da complexidade do nosso plano.

O software que vamos usar pode ser o mais comum Microsoft Excel, que ainda é o mais usado em todo o mundo e que tem funcionalidades muito evoluídas. Actualmente existem alternativas open source, interessantes como o Google Spreasheets, o Open Office e o Zoho Spreasheets que têm duas grandes vantagens: são gratuitos e podem ser guardados on-line. No entanto, as suas funcionalidades ainda são um pouco limitadas, pelo que não o recomendo se o seu business plan for muito vasto ou se necessitar de cálculos muito avançados. Dentro de uns anos talvez já só faça sentido falar em software livre, baseado na web. A ver vamos...

Previsão de vendas e facturação

Sabendo a dimensão do nosso plano de negócios, vamos começar por fazer uma previsão de vendas. É mais fácil prever quando já se tem um histórico de números, mas se está a começar do nada, tem de ter alguma referência para se orientar. Seja uma empresa do mesmo sector e dimensão, por exemplo. Uma forma fácil será então extrapolar o volume de vendas em função do crescimento esperado.

Aqui recomendo que guarde o crescimento esperado das vendas numa célula específica para que possa mais tarde simular diferentes taxas de crescimento e o seu impacto nos resultados. Também pode usar uma macro combinada com uma ferramenta visual deste género:

Fica com outro impacto visual mas o resultado prático é o mesmo: simular o crescimento anual das vendas e como isso influencia os resultados financeiros. Para construir uma ferramenta deste género o que tem de fazer é clicar em view/toolbars/forms. Isto abrirá um novo menu, donde pode selecionar uma scroll box. Arraste com o rato na vertical ou horizontal até obter o aspecto que pretende. De seguida, clique com o botão direito do rato e escolha "format control". Abrir-se-á uma nova caixa onde pode seleccionar todos os parâmetros que necessita: a célula à qual vai "lincar", os valores mínimo e máximo, bem como o intervalo mínimo de valores.

Parece complicado, mas não é. Basta experimentar.

Todas as células com os valores de vendas vão buscar a esta célula o valor de crescimento. Assim, se a sua base fôr €100.000 de vendas por ano, por exemplo, no segundo terá €110.000, no terceiro €121.000, etc.

É muito importante avaliar se vale a pena subdividir a estimativa de vendas e por que critério fazê-lo. Todo o modelo económico do seu negócio vai depender desta organização.

Se vende um produto homogéneo, cuja estutura de custos é semelhante, é aconselhável dividir as vendas por um critério de mercado. Pode ser o mercado geográfico ou o segmento de negócio, por exemplo.

Se, pelo contrário, vende produtos cujas características económicas diferem muito, é aconselhável organizá-los por categorias primeiro e só depois por um critério comercial, é mais fácil fazê-lo desta forma e torna a análise mais clara também. Pode também construir uma matriz do seguinte formato:

Uma outra dimensão de análise extremamente importante é a estimativa de preços. Se considerarmos que a facturação é igual à quantidade de vendas * preço, temos que há duas formas possíveis de a aumentar: ou aumentando a quantidade ou aumentando os preços (com as devidas combinações, claro). Normalmente um aumento de preços tem um impacto muito mais imediato nos seus resultados do que um aumento do volume de vendas. É assim, naturalmente, porque vender mais quantidade implica mais custos.

Se optarmos por esta via, podemos analisar a facturação da seguinte maneira:

Neste caso, a facturação aumenta do momento 1 para o momento 2, por via do aumento quer da quantidade (de Q1 para Q2) quer do preço (de P1 para P2). Conseguimos decompor o aumento da facturação em quantidade, preço e do efeito combinado (ou co-variância). Esta análise, que pode ser facilmente concebida numa folha de cálculo, é extremamente poderosa e particularmente importante quando estamos a simular uma estimativa de facturação.

Estimativa de custos variáveis

Os custos variáveis são os que variam em função do volume de vendas. Tipicamente são custos de produção e distribuição, mas também podem ser custos comerciais, como descontos, comissões e rappel. A estimativa dos custos variáveis deve ser feita logo após termos estimado o volume de facturação.

Mais uma vez é importante compreender bem o modelo económico das vendas, isto é, qual a percentagem destes custos em relação aos proveitos por cada categoria de produtos e/ou segmento de mercado.

A experiência e um bom sistema de contabilidade analítica podem dar uma grande contribuição na tomada de decisão quando estivermos a fazer o business plan. Na nossa folha de cálculo teríamos algo do género:

Em que todos os custos variáveis dependem das vendas. Neste caso, os custos comerciais dependem da facturação total (quantidade * preço) enquanto os custos de distribuição não são afectados pelo efeito preço, isto é, dependem apenas das unidades vendidas. Podemos assim simular o efeito de, digamos, um aumento de 2 pontos percentuais nos nossos descontos, ou o que representa um acréscimo de €1 nos custos de produção por exemplo.

A função auditoria do Excel permite analisar visualmente esta relação de dependência entre as células. Para isso vamos usar: tools/auditing/show auditing toolbar. Esta acção abre uma nova barra com botões que permitem mostrar os precedentes e dependentes de uma determinada célula. Se pretendessemos saber, por exemplo, de que dependem os custos de distribuição do ano 2010, teríamos:

Esta função é muito útil para efeitos de controlo da fiabilidade das fórmulas, especialmente em folhas de cálculo complexas.

Estimativa de custos fixos

Os custos fixos são os que não dependem directamente das vendas. Normalmente incluem-se nesta categoria de custos, os salários, os custos de manutenção, os custos com informática, custos com energia afecta aos escritórios, seguros, etc.

Nesta estimativa, vamos assumir que os factores que influencima os custos fixos se dividem em duas categorias: os Fornecimentos e Serviços Externos e os Custos com Pessoal. Vamos estimar os primeiros, a partir de uma base de custo mensal e os segundos em função do número de pessoas e da respectiva massa salarial.

Assim, poderíamos construir uma folha de custos fixos da seguinte forma:

Neste caso dedicamo-nos mais a compreender os custos fixos no momento presente, que conhecemos, para a partir daqui, estimar os valores de anos futuros. Como referência ao crescimento dos custos fixos no futuro vamos usar não os valores de facturação previstos, mas antes o valor da inflação esperada. A inflação afecta todos os custos da empresa, com particular destaque para os salários que se assumem normalmente como a maior rubrica de custos fixos.

Um outro aspecto a ter em conta quando estimamos os custos fixos prende-se com aumentos de capacidade previstos. Apesar de na nossa definição de custos fixos termos afirmado que estes não dependem do volume de facturação, sabemos no entanto que quando estamos a planear a longo prazo podem ocorrer aumentos significativos dos custos fixos. Assim, se por exemplo prevemos uma entrada num novo mercado externo, vamos necessitar de uma estrutura de apoio para esse mercado, ou se planeamos a expansão de uma fábrica, é muito provável que seja necessária mais mão-de-obra, manutenção, seguros, informática, etc.

Uma visão geral

É sempre aconselhável criar um painel com a informação de síntese. Na folha de cálculo que disponibilizamos no Portal Gestão (pode fazer o download aqui), optamos por permitir a simulação de quase tudo na mesma folha onde acedemos aos resultados. O business plan não deve ser tão elaborado e complexo que nos faça perder de vista as grandes linhas de orientação.