Quanto custa o departamento de contas a pagar da sua empresa?
Se considerar os custos com a mão-de-obra, tecnologias informáticas, comissões bancárias, impostos e outros custos indirectos, este departamento deverá ser um dos mais caros da sua empresa. A experiência de algumas empresas demonstra que o outsourcing do departamento de contas a pagar permite reduzir os custos fixos de forma muito interessante.

Ainda que não externalize totalmente o departamento financeiro, recorrer ao outsourcing de alguns processos tais como o processamento de salários e a emissão de meios de pagamento é seguramente uma das formas mais eficazes de reduzir custos sem afectar o seu core business.

Considere igualmente os custos de oportunidade...

Algumas empresas têm para si mesmas que uma vez que o uso de cheques é o meio de pagamento mais lento, devido ao tempo que se consome com todo o processo de preparação manual, recolha de assinaturas e correspondência de cheques, é também o melhor em termos de gestão de tesouraria. Atrasar pagamentos significa dispor de mais liquidez.

Pense, no entanto, no valor potencial dos descontos perdidos, nos custos relacionados com atrasos na entrega de mercadorias ou na prestação de serviços e adicione os custos com a imagem e o relacionamento com os seus fornecedores e verifique objectivamente se o atraso nos pagamentos realmente compensa quando comparado com a previsibilidade e custos dos meios de pagamento electrónicos.

Numa situação de auditoria, estaria satisfeito com a documentação de suporte aos seus pagamentos?

A diversidade e complexidade dos meios de pagamento modernos evoluiu na mesma proporção das exigências e regulamentações dos auditores, tornando imprescindível o bom funcionamento do seu sistema de controlo interno. Rigor nos pagamentos, detecção de fraudes, tempestividade e boa documentação de suporte são os objectivos.

Para isso, considere o uso de novas ferramentas de gestão de workflows e de gestão documental, que ajudam no rastreio dos processos de pagamento de uma forma integrada, clarificam aprovações e armazenam digitalmente toda a documentação de suporte aos processos de pagamento.

Estas tecnologias evoluíram muito nos últimos anos, sendo hoje em dia o seu uso perfeitamente justificável.

Está a optimizar o seu fundo de maneio?

Não existe qualquer valor financeiro nos pagamentos antecipados, todos sabemos disto. No entanto, uma vez mais, o objectivo de uma gestão de pagamentos eficaz deve passar pela previsibilidade e fiabilidade com que esses pagamentos são executados.

Se atrasa o pagamento aos seus fornecedores e deixa o seu dinheiro estacionado numa conta bancária à ordem, então a rentabilidade é provavelmente negativa.
Considere aplicações financeiras de curto-prazo, como depósitos overnight ou aplicações automáticas por exemplo, usando o seu banco on-line. Os custos deste tipo de serviços financeiros são relativamente baixos e a variedade de alternativas de investimento que pode encontrar no mercado hoje em dia servem virtualmente todo o tipo de necessidades. Uma gestão dinâmica das suas disponibilidades financeiras trará certamente resultados muito interessantes.

Encontrar a solução certa

Na optimização de processos de pagamento, é claro que não existem soluções universais. Mas, procurar responder às questões colocadas acima, poderá ajudá-lo a conceber uma solução que sirva as suas necessidades específicas.

Planeie uma solução abrangente e duradoura ao longo do tempo: