Estimativa de vendas e proveitos.
Para elaborar uma boa previsão de vendas deve seguir um processo metodicamente organizado nos seguintes passos:
- Divida as suas vendas em categorias de produtos ou serviços que têm características idênticas e reagem às mesmas variáveis;
- Analise a evolução dessas categorias nos últimos dois anos, se possível;
- Faça uma pesquisa nos jornais, Internet e outras publicações sobre os factores que têm impacto no seu mercado, nos seus clientes, produtos, na zona geográfica onde opera, etc. Este passo dá-lhe uma perspectiva mais abrangente do seu negócio e fornece um quadro de referência adequado, sobre o qual poderá tomará decisões com mais precisão;
- A partir dos elementos recolhidos e para o período de previsão, estime a evolução dos preços e das quantidades vendidas, tomando em consideração a sua capacidade de produção, sazonalidade da procura, acções promocionais, novos investimentos, etc.
Estimativa de cash – flow. Partindo da estimativa de vendas e dos resultados, considere os prazos médios de recebimentos, prazos médios de pagamentos e o número médio de dias de inventário. Estes dados são necessários para estimar o diferencial de tempo que vai desde o momento em que se vende / compra até que se recebe / paga. Quanto maior for o número de dias de inventário, maior será o investimento necessário em fundo de maneio. Analise cada um destes indicadores com rigor e procure oportunidades escondidas para libertar fundos. Se prevê fazer investimentos no curto – prazo, estime o seu montante e calcule finalmente o fluxo líquido de tesouraria.
Embora numa perspectiva conceptual estes passos pareçam simples, poderá ser um pouco difícil colocá-los em prática pela primeira vez. Começar por fazer uma previsão de tesouraria para o mês passado é uma boa ideia. Porquê? Porque é uma forma de refinar e aprender mais sobre a sensibilidade do cash flow às variáveis que o influenciam, às fontes de informação, à forma como deve organizar a sua contabilidade analítica, etc. Trabalhe a previsão para o mês passado até conseguir obter um resultado bastante aproximado da realidade e uma vez atingido esse objectivo está preparado para fazer a previsão “a sério”.
Assim, repita este exercício pelo menos uma vez por mês e avalie até que ponto as suas estimativas estavam correctas na previsão anterior. Com o tempo, os resultados aparecerão!
Tópicos que deve ter sempre presente:
- É importante ser um bom cliente, um bom parceiro. Tem o hábito de reclamar por questões que são pouco importantes? Costuma ser arrogante e fazer de conta que não deve dinheiro aos seus fornecedores? Então poderá não encontrar muitas facilidades nos momentos em que está a negociar com eles e a situação da sua tesouraria aperta mais. Faça uma lista de todos os seus fornecedores (quanto mais fornecedores tiver, mais importante será manter esta lista actualizada) e ordene-os por ordem decrescente de importância em termos do impacto na sua actividade.
- Não se coíba de pedir o dinheiro a que tem direito – fazê-lo transmite uma imagem de credibilidade aos seus clientes. Se está a vender para grandes empresas, é importante concentrar-se no primeiro pagamento, normalmente o mais difícil, e procurar compreender os procedimentos internos a nível contabilístico e financeiro do seu cliente (tais como associar as suas facturas às notas de encomenda, informações sobre bancos, pessoas responsáveis por aprovar pagamentos, etc.). Pode saber todas estas informações de uma forma bastante simples: perguntando. No momento da emissão da primeira factura, telefone ao seu cliente e pergunte que tipo de elementos são necessários para facturar e quando será paga a primeira factura. Facilite o pagamento das facturas, mencionando o seu NIB, as formas de pagamento preferenciais e referindo contactos directos que os seus clientes podem utilizar em caso de dúvidas.
- Existem clientes que não valem a pena porque simplesmente não pagam. Claro que é mais fácil saber isto depois do primeiro pagamento falhar, mas se fizer uma avaliação rigorosa do risco de cada vez que consegue um novo negócio pode evitar algumas rupturas de tesouraria. Existem inúmeros procedimentos e técnicas mais ou menos sofisticadas que pode usar. Na maioria dos casos, o simples facto de pedir ao seu novo cliente que preencha uma ficha contendo a sua identificação e a dos bancos com que trabalha será suficiente para obter informações junto de uma conservatória ou na banca. Se tem clientes que não pagam, não lhes forneça os seus produtos ou serviços. Uma vez mais, lembre-se que os seus fornecedores também sabem disto.
- Os stocks são dinheiro e como tal é preferível mantê-lo activo no banco do que sedentário nas prateleiras. Uma boa gestão de stocks significa reduzir o tamanho dos armazéns, contratar menos pessoas e pagar rendas mais baixas.
