Os rácios de funcionamento esclarecem as respostas a perguntas deste género e ajudam a analisar as relações causa-efeito entre a actividade da empresa e as suas necessidades de financiamento.

Vamos supor uma empresa que comprou mercadoria para revenda. Hoje, no dia 0, a mercadoria é-nos facturada e entra em armazém. Conforme as condições de pagamento negociadas com os fornecedores, temos de pagar as mercadorias compradas daqui por 30 dias. Como podemos ver na figura abaixo, a venda das mercadorias aos nossos clientes só ocorre passados 45 dias após a sua entrada em armazém e os clientes só as pagam no dia 120.

O impacto deste ciclo de tesouraria nas finanças da empresa é claro: a empresa tem um défice de tesouraria de 90 dias, correspondente à soma do tempo que guarda as mercadorias em armazém e ao tempo que demora a receber dos seus clientes, deduzido do prazo de pagamentos aos seus fornecedores.

Se esta empresa crescer em termos de vendas, terá de se financiar em 90 dias de tesouraria. Isto significa que, por exemplo, se num determinado ano as vendas aumentarem €100 000, a empresa terá de dispor do equivalente a 90 dias de vendas em disponibilidades financeiras para poder pagar aos seus fornecedores a 30 dias, armazenar as mercadorias durante 45 dias e dar um crédito aos seus clientes de 75 dias. Terá de dispor de 90/365 * 100 000 = €24 567.

As empresas em situação de défice de tesouraria enfrentam estas "dores de crescimento". Para crescerem, têm necessariamente de dispor de tesouraria. Este fenómeno explica porque algumas empresas deste género sofrem frequentemente de crises de tesouraria ao mesmo tempo que apresentam lucro.

Pelo contrário, as empresas que têm um excedente de tesouraria, procuram formas rentáveis de aplicar as suas disponibildades financeiras. O reinvestimento dessas disponibilidades no crescimento da prórpria empresa é muitas vezes a opção tomada, uma vez que estas empresas beneficiam de mais liquidez com o aumento das vendas.

Prazo médio de recebimentos

Uma forma simples de calcular o tempo médio de recebimentos (medido em dias ou meses), consiste em dividir o valor que os clientes devem à empresa num determinado momento pelo valor das vendas anuais. Para obter o rácio em dias multiplicamos o valor por 365; para obter o valor em meses multiplicamos por 12.

A fórmula deste rácio é a seguinte:

No cálculo do prazo médio de recebimentos convém ter em consideração que normalmente o saldo de clientes, obtido a partir dos dados da contabilidade, inclui o IVA, enquanto que o valor das vendas é líquido deste imposto. Para corrigir eventuais distorções no cálculo e análise deste rácio, devemos adicionar o IVA ao denominador.

A empresa deverá analisar periodica e sistematicamente este rácio, de forma a mantê-lo sob controlo. Nalguns sectores é comum atribuir-se um prazo de pagamentos a clientes mais dilatado do que noutros, constituindo prática corrente no mercado e uma forma de seduzir clientes e vender mais. No entanto, se o prazo médio de recebimentos aumentar para valores demasiado elevados, a empresa terá certamente problemas difíceis pela frente.

Prazo médio de pagamentos

Como vimos anteriormente, este rácio é de grande importância para o bom funcionamento da empresa. Ele expressa o tempo que a empresa demora a pagar aos seus fornecedores. A fórmula de cálculo do prazo médio de pagamentos é a seguinte:

Tal como acontece com o rácio anterior, o saldo da conta de fornecedores inclui normalmente o valor do IVA, pelo que poderemos fazer uma correcção ao denominador, acrescentando o valor deste imposto.

O prazo médio de pagamentos reflecte uma boa dose da capacidade negocial da empresa junto dos seus fornecedores. Se a empresa tem grande poder negocial, vai conseguir dilatar os prazos médios de pagamento. Se, pelo contrário, não tem grande poder negocial, terá de se contentar com prazos mais curtos. Assim, a relação comercial da empresa com os seus fornecedores terá de ser gerida com cuidado, prazos de pagamento mais curtos também costumam significar descontos e outras vantagens económicas.

Tempo médio de duração das existências

O tempo médio de duração das existências mede o número médio de dias (ou meses) que as existências (mercadorias ou produtos acabados) permanecem em armazém. Este rácio é uma boa forma de avaliar criticamente a eficácia na gestão dos inventários, pois se a empresa tem um grande tempo médio de duração das existências, terá de fazer um esforço maior de tesouraria, como vimos anteriormente. Mas, se o tempo médio de duração das existências for demasiado baixo, isto pode significar que a empresa estará a perder vendas pelo facto de não dispor de stock suficiente.

O cálculo do tempo médio de duração das existências pode ser feito através da seguinte fórmula: