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Para compreender o alcance da abordagem por processos nas organizações basta recorrer a um serviço público. Recordo-me com algum pavor de uma situação em que tive de recorrer aos serviços de uma repartição de finanças.

Material requirements planning (MRP) é uma ferramenta de gestão que visa optimizar os processos produtivos e a gestão de inventários.

O MRP parte do princípio que quer os inventários em excesso quer em falta representam custos para a empresa. No primeiro caso, porque se aumenta o capital investido (e com isso se suporta o respectivo custo financeiro), e no segundo, porque não se dispõe das quantidades necessárias para servir o cliente (e se perdem vendas).

Com este sistema, as empresas definem que matérias-primas, materiais e produtos são necessários para cada uma das etapas da produção ou para vendam quado e em que quantidades. O MRP define o planeamento das compras, actividades produtivas, vendas e prazos de entrega.

Partindo do fim para o princípio, ou seja, do planeamento da procura pelos bens e serviços da empresa por parte dos clientes, o MRP define as quantidades necessárias de cada uma dos materiais de produção tendo em conta as limitações da capacidade produtiva, os stocks, as taxas de defeituosos, os testes de produção, etc. para definir que quantidades devem ser compradas para cada material

Frederick Winslow Taylor nasceu em Filadélfia, nos Estados Unidos, a 20 de Março de 1856 e faleceu no mesmo lugar em 21 de Março de 1915. Foi um engenheiro mecânico que começou como técnico de mecânica e trabalhou como operário até estudar à noite e se formar em Engenharia Mecânica.

A gestão por processos é uma abordagem que orienta a organização numa lógica de processos, independentemente das funções ou departamentos que a compõem. Para compreendermos a gestão por processos, é necessário compreender o significado de processo.

Podemos definir processo como a sequência de actividades que envolvem pessoas e recursos de diferentes funções com vista à consecução de um objectivo. Por exemplo, o processo de concepção de novos produtos pode envolver pessoas do marketing, vendas, financeira e produção. Independentemente das funções envolvidas, o processo segue uma lógica transversal com vista ao desenvolvimento de novos produtos.

Para gerir eficazmente os processos, as organizações têm de os monitorar, definir critérios de avaliação de desempenho (como por exemplo, o custo, o tempo e a qualidade) e procurar desenvolver os vários processos no sentido de os melhorar continuamente.

A gestão por processos está intimamente ligada à qualidade, à melhoria contínua e ao benchmarking. As empresas que a adoptaram reportaram melhorias significativas na redução de custos, na eficácia operacional e na motivação dos seus colaboradores.

Benchmarking é um método de análise dos processos internos de uma organização e da sua comparação com os processos de outras organizações semelhantes. Nas empresas, o benchmarking compara processos com empresas do mesmo sector. O objectivo do benchmarking é permitir aferir a eficiência e eficácia dos processos, mostrando às organizações em que processos são competitivas e que processos têm de ser melhorados. O benchmarking fornece pistas quanto a boas práticas de um sector e recomendações de melhoria.

Na verdade, muitos dos processos de diferentes empresas são semelhantes. A forma como os bancos avaliam o risco de crédito ou os procedimentos de segurança de uma empresa petrolífera podem ser exactamente os mesmos. Quanto mais maduro for o sector, mais homogéneos tenderão a ser os processos das empresas que o compõem: recursos humanos, finanças, produção, entre outros processos importantes são muito semelhantes nestes casos.

Essa também é a razão pela qual as empresas procuram inovar na forma como fazem as coisas. Em muitos casos, melhorias incrementais a práticas rotineiras de execução de processos pode não ser a melhor forma de agir num sector competitivo. Pensar e agir de maneira diferente é muitas vezes a melhor solução. Noutros casos, os processos são 'importados' de sectores diferentes.

Business Process Reengineering (Redesenho dos Processos de Negócios) é um dos conceitos de gestão com mais impacto nas empresas. Apesar de já ter sido introduzido no século passado (em 1990 por Michael Hammer), o BPR é nos dias de hoje uma prioridade para gestores que procuram atingir objectivos e reduzir custos.

A gestão de projectos é a administração de um conjunto de operações e recursos que se destinam a atingir um objectivo específico dentro de um determinado período de tempo. Os projectos fogem da norma das organizações e têm um princípio e fim previamente definidos.

Por exemplo, uma empresa de calçado pode definir como projecto a construção de uma nova fábrica. Por ser tão especial e fora da rotina normal da empresa, esse projecto requer uma gestão específica, na qual se definem prazos, responsabilidades, eventualmente uma organização própria, recursos a afectar e objectivos próprios. Uma vez terminado o projecto, toda esta organização desaparece e é integrada no funcionamento normal da empresa.

Por fugir à rotina e porque os projectos são, na maioria das vezes, tão importantes, a gestão de projectos coloca uma série de desafios. Em primeiro lugar, porque os gestores terão de sair das suas zonas de conforto e abraçar tarefas que não desempenham diariamente, e muitas vezes acumular a gestão do projecto com o seu trabalho normal. Em segundo lugar, porque costumam exigir grandes quantidades de recursos. E por fim, porque há uma tendência para nunca abandonar um projecto, mesmo quando corre mal.

Existem ferramentas próprias de apoio à gestão de projectos, nomeadamente software específico. Também existem técnicas de gestão de projectos e empresas externas que reforçam a sua execução eficaz.

O modelo Capability Maturity Model (CMM ou Modelo de Maturidade e Capacidade) é uma metodologia para desenvolver e optimizar os processos de desenvolvimento de software. É composta por cinco fases (ou níveis) que respresentam estados evolutivos quanto à forma de uma organização gerir os seus processos.

O Business Modelling é um imenso campo de pesquisa, e prática, que tem vindo a ganhar uma importância crescente devido à globalização, e em especial, ao movimento global em direcção ao e-business. A capacidade de utilizar a tecnologia de computação para modelar, analisar e simular alguns aspectos das empresas que estão em constante mudança, teve um impacto significativo no modo como, actualmente, os negócios são concebidos e geridos.